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title: Lo que debes tomar en cuenta para un adecuado cierre contable
description: La contabilidad es cíclica, sea una corporación, un Pequeño Negocio o una organización sin fines de lucro (NPO), cerrar los libros es universalmente importante. 
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# Lo que debes tomar en cuenta para un adecuado cierre contable

por [Jose Diaz](https://blog.gbsgroup.net/blog/lo-que-debes-tomar-en-cuenta-para-un-adecuado-cierre-contable#) | noviembre 11, 2021 | [Blog](https://blog.gbsgroup.net/blog/tag/blog)

![Lo que debes tomar en cuenta para un adecuado cierre contable](https://blog.gbsgroup.net/hubfs/imagen-destacada-blog-gbs-26-oct-1080x675.webp)

Como propietario de un pequeño negocio, o empleado administrativo el término **cierre contable **debe ser muy familiar. Hablamos del proceso en el que se preparan las cuentas para la elaboración de los informes financieros y **el inicio de un nuevo período económico**. 

[El **cierre contable**](https://blog.gbsgroup.net/blog/cómo-hacer-el-cierre-contable-de-su-empresa) es un proceso que puede llevarse a cabo con frecuencia mensual, trimestral, semestral o anual, según las necesidades de la empresa. Aunque con los avances de los **software contables **y** sistemas informáticos** de hoy es una tarea que puede llevarse a cabo todos los meses para un **mejor control**.  

Hace décadas el **proceso de cierre contable** ocupaba semanas de laborioso trabajo, una revisión detallada de libros en físico y conciliaciones manuales. 

Hoy las empresas, incluso Small Business ya no **cierran libros** de forma literal, todo debe llevarse a cabo **digitalmente** con herramientas informáticas que recuden **las tareas de cierre contable** de semanas a un par de días y hacen del proceso menos complejo y manual. 

Hay una serie de **buenas prácticas** que debes tomar en cuenta para un **adecuado cierre contable**, ya que harán mucho más simple y exacto al proceso, es justo lo que queremos compartir con esta entrega.

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> **Conoce [cómo un contador puede ayudarte en el proceso de planificación](https://blog.gbsgroup.net/blog/como-su-contador-le-puede-ayudar-a-planificar-para-el-2021) en tu negocio.**

### **¿Por qué del cierre contable y qué ocurre durante el proceso?**

**La contabilidad **es cíclica, sea una corporación, un Pequeño Negocio o una [**organización sin fines de lucro (NPO)**](https://blog.gbsgroup.net/blog/organizaciones-sin-fines-de-lucro-o-non-profit-en-eeuu-datos-de-interes), **cerrar los libros** es universalmente importante. 

Es el proceso que permitirá dar cuenta a través de los **estados financieros** de los ingresos, los gastos, las deudas, cuentas por cobrar y ganancias del negocio. 

Una vez finalizado cada **período contable** y hecho el cierre, las empresas comienzan de nuevo: Generan ingresos incurren en gastos, rastrean todas y cada una de las transacciones que llevan a cabo para finalmente, crear informes que analizan todas esas transacciones. 

Se trata del **ciclo contable** y **el cierre** es parte de ese ciclo. Durante este proceso el equipo de contabilidad: 

- Recopilará todas las transacciones financieras. 
- Se asegurará de que todos los cargos y abonos estén asignados a las cuentas correctas. 
- Disgregará entre **cuentas permanentes y temporales**.
- Corregirá cualquier error u omisión. 
- Presentará los **estados financieros**.
- Y preparará sus libros para comenzar de nuevo. 

Es durante el **proceso de cierre contable** que las **cuentas temporales** o cuentas de resultados (ingresos y gastos) “se cierran”, iniciando en saldo cero para el próximo período. 

El **resultado final** o saldo entre **ingresos y gastos** se transfiere a las **ganancias retenidas** o **cuentas de capital** en el balance, dependiendo del tipo de entidad.

Mientras las **cuentas permanentes** o cuentas del **balance general** reflejarán el total acumulado para el negocio. 

Conocido parte del procedimiento, vayamos ahora algunas prácticas a tomar en cuenta para un **adecuado cierre contable**. 

> Podría interesarte: [**5 aspectos básicos sobre las Startups que debes conocer si eres un emprendedor. **](https://blog.gbsgroup.net/blog/5-aspectos-basicos-sobre-las-startups-que-debes-conocer-si-eres-un-emprendedor)

### **Mejores prácticas para un adecuado cierre contable**

Un proceso eficiente de **cierre contable** mejora los controles y reduce el riesgo de que los informes presentados no reflejen fielmente la **situación económica-financiera** de la empresa. 

La simplificación de este proceso también pone la **información financiera precisa** en manos de los grupos interesados en el menor tiempo posible, lo que facilita análisis y toma de decisiones oportuna.

Veamos algunas **prácticas que debes tomar en cuenta para un adecuado cierre contable**.

- #### **Previsión es clave**

Cuando la gestión es previsiva muchas tareas se adelantan. 

Nunca esperes por ejemplo hasta los **días previos al cierre** para ordenar una **conciliación bancaria**, es una tarea casi automatizada que puedes llevar a cabo mes a mes, conciliaciones más frecuentes reducirán tiempo y esfuerzos. 

Crea el hábito de **digitalizar los comprobantes** de las transacciones y manejar lo menos posible en papel, así evitarás extravíos, excesivo registro manual y espacio en piso. 

Crea un *backup*, respaldo o **copia de seguridad** de toda esta evidencia y recuerda que puedes contar con **software contable** o **soluciones ERP** gestionados en la nube. 

A lo largo del **ciclo contable** crea una lista de verificación de todas las tareas y asignaciones que deben controlarse y agilizarse de cara **al cierre**. 

- #### **Contextualizar el modelo de negocio**

Es evidente para muchos dueños de *Small Business* pero no para **un contador** que recién inicia en la empresa. 

Es muy distinto **coordinar el cierre contable** de una pequeña empresa de manufactura que una cooperativa de crédito o un despacho de servicios profesionales. 

No es lo mismo la **cartera de mayores deudores** de la manufacturera que la cooperativa de crédito. No es lo mismo un **plan de cuentas** de un operador hotelero que una empresa de servicios online. 

Es fundamental conocer los **tipos de transacciones** con las que estás tratando para determinar si puedes automatizarlas completamente o dedicar tiempo y esfuerzo a una revisión manual. 

- #### **Fija una meta temporal sensata**

El tiempo que lleva un **adecuado cierre contable** dependerá de muchas variables: 

- Complejidad y el modelo de negocio. 
- Experticia del contador o equipo contable. 
- Cantidad de personal abocado a ello. 
- El grado de conexión, comunicación y compromiso de las distintas áreas. 
- Nivel de automatización de los procesos administrativos. 
- Sofisticación de los sistemas: software contable, ERP local o un ERP en la nube. 
- Procedimientos internos, decisiones del equipo directivo y el área de finanzas. 

En 2019 una investigación de la firma [*Ventana Research*](https://robertkugel.ventanaresearch.com/finally-a-faster-close) de Oregon a empresas de distinto sector y tamaño develó que **el tiempo promedio de un cierre contable** es de 4 días para el 46% de las empresas evaluadas, mientras un 49% cierra en 7 días o más. 

Ten presente que un **cierre contable “rápido y limpio”** es una medida clave de la eficiencia del área contable y la gestión en general. 

- #### **Delicadeza con el plan de cuentas **

En contabilidad el **plan de cuentas** es fundamental para organizar e informar adecuadamente sobre las diferentes **fuentes de ingresos y categorías de gastos** que afectan al negocio. 

Sin embargo, por varias razones es frecuente que un **plan de cuentas** se salga de control. A lo largo del año, agregar nuevas cuentas puede ser una parte importante para lograr precisión y trazabilidad.  

Pero modificar continuamente **el plan de cuentas** puede convertirlo “en un caos”, algo que resulta en un sistema desordenado que no se alinea con las necesidades de seguimiento de **ingresos y gastos**, afectando en tiempo y complejidad al **proceso de cierre**.  

Entonces, de forma previsiva establece políticas sobre quién debe modificar **el plan de cuentas** y por qué concepto. Tómate un tiempo para asegurar que esté actualizado y sea preciso. 

Asegúrate de que todos sus empleados comprendan qué cuentas se corresponden con qué transacciones de manera que todos los detalles se incluyan en los registros correctos y generar un **resultado final** preciso. 

- #### **Capacitación y empoderamiento **

Conoce a tu personal de apoyo y empodera según sus facultades. 

No todos los empleados de tu equipo tendrán exactamente las mismas responsabilidades y condición profesional, pero comprometerlos puede mejorar los **procedimientos de cierre**.

En tal sentido, opta por la **rotación de roles**, tus colaboradores pueden turnarse para identificar las deficiencias individuales en **las tareas de cierre** y las posibles soluciones. 

Es una táctica que fomenta la capacitación cruzada, el ejercicio colaborativo y también alienta a cada miembro del equipo a desempeñar un papel más activo en el proceso.

- #### **Compromiso de todos**

Otra reflexión: ***El cierre**** no es compromiso exclusivo del ****área contable****.* 

Basta una orden de compra procesada erróneamente por parte de almacén, excesivo desperdicio no contabilizado en el área de producción, una cobranza poco sensata del departamento de ventas o problemas con nómina para que los **reportes generados** sean inexactos. 

Definitivamente la **falta de conexión y compromiso** entre las distintas áreas funcionales de un negocio incide en los resultados e incluso en la cantidad de días que toma completar **un ciclo contable**. 

Al respecto crear conciencia en los distintos roles y una imagen de pulcritud en cada uno de los procesos del negocio es básico.  

> **Podría interesarte: [La gestión de Recursos Humanos en pequeños negocios. ](https://blog.gbsgroup.net/blog/la-gestion-de-recursos-humanos-en-pequenos-negocios)**

### **Conclusión**

El **cierre contable** es parte del **ciclo económico natural **de cualquier empresa y no debe ser motivo de tensión ni de extenuantes jornadas extraordinarias si se lleva una cuidadosa preparación y previsión.

Abrazar la tecnología, aprovechar la automatización, los respaldos de seguridad, gestión del tiempo y la correcta delegación de tareas en manos de un **equipo preparado y organizado** pueden generar **un resultado “limpio y eficiente”.**

Finalmente, la asesoría **adecuada por parte de expertos** puede ayudarte a tomar las respectivas previsiones a nivel de gestión y sistemas para que tu **proceso de cierre contable** sea el idóneo. 

[**GBS Group**](https://gbsgroup.net/) es el socio estratégico y táctico que requieres para optimizar tus procesos administrativos, contables y fiscales.  

Si requieres de un **diagnóstico integral**, una **consultoría completa** o delegar **procesos contables y tributarios**, estás a un clic para lograr los mejores resultados. 

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