Como propietario de un pequeño negocio, o empleado administrativo el término cierre contable debe ser muy familiar. Hablamos del proceso en el que se preparan las cuentas para la elaboración de los informes financieros y el inicio de un nuevo período económico.
El cierre contable es un proceso que puede llevarse a cabo con frecuencia mensual, trimestral, semestral o anual, según las necesidades de la empresa. Aunque con los avances de los software contables y sistemas informáticos de hoy es una tarea que puede llevarse a cabo todos los meses para un mejor control.
Hace décadas el proceso de cierre contable ocupaba semanas de laborioso trabajo, una revisión detallada de libros en físico y conciliaciones manuales.
Hoy las empresas, incluso Small Business ya no cierran libros de forma literal, todo debe llevarse a cabo digitalmente con herramientas informáticas que recuden las tareas de cierre contable de semanas a un par de días y hacen del proceso menos complejo y manual.
Hay una serie de buenas prácticas que debes tomar en cuenta para un adecuado cierre contable, ya que harán mucho más simple y exacto al proceso, es justo lo que queremos compartir con esta entrega.
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¿Por qué del cierre contable y qué ocurre durante el proceso?
La contabilidad es cíclica, sea una corporación, un Pequeño Negocio o una organización sin fines de lucro (NPO), cerrar los libros es universalmente importante.
Es el proceso que permitirá dar cuenta a través de los estados financieros de los ingresos, los gastos, las deudas, cuentas por cobrar y ganancias del negocio.
Una vez finalizado cada período contable y hecho el cierre, las empresas comienzan de nuevo: Generan ingresos incurren en gastos, rastrean todas y cada una de las transacciones que llevan a cabo para finalmente, crear informes que analizan todas esas transacciones.
Se trata del ciclo contable y el cierre es parte de ese ciclo. Durante este proceso el equipo de contabilidad:
- Recopilará todas las transacciones financieras.
- Se asegurará de que todos los cargos y abonos estén asignados a las cuentas correctas.
- Disgregará entre cuentas permanentes y temporales.
- Corregirá cualquier error u omisión.
- Presentará los estados financieros.
- Y preparará sus libros para comenzar de nuevo.
Es durante el proceso de cierre contable que las cuentas temporales o cuentas de resultados (ingresos y gastos) “se cierran”, iniciando en saldo cero para el próximo período.
El resultado final o saldo entre ingresos y gastos se transfiere a las ganancias retenidas o cuentas de capital en el balance, dependiendo del tipo de entidad.
Mientras las cuentas permanentes o cuentas del balance general reflejarán el total acumulado para el negocio.
Conocido parte del procedimiento, vayamos ahora algunas prácticas a tomar en cuenta para un adecuado cierre contable.
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Mejores prácticas para un adecuado cierre contable
Un proceso eficiente de cierre contable mejora los controles y reduce el riesgo de que los informes presentados no reflejen fielmente la situación económica-financiera de la empresa.
La simplificación de este proceso también pone la información financiera precisa en manos de los grupos interesados en el menor tiempo posible, lo que facilita análisis y toma de decisiones oportuna.
Veamos algunas prácticas que debes tomar en cuenta para un adecuado cierre contable.
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Previsión es clave
Cuando la gestión es previsiva muchas tareas se adelantan.
Nunca esperes por ejemplo hasta los días previos al cierre para ordenar una conciliación bancaria, es una tarea casi automatizada que puedes llevar a cabo mes a mes, conciliaciones más frecuentes reducirán tiempo y esfuerzos.
Crea el hábito de digitalizar los comprobantes de las transacciones y manejar lo menos posible en papel, así evitarás extravíos, excesivo registro manual y espacio en piso.
Crea un backup, respaldo o copia de seguridad de toda esta evidencia y recuerda que puedes contar con software contable o soluciones ERP gestionados en la nube.
A lo largo del ciclo contable crea una lista de verificación de todas las tareas y asignaciones que deben controlarse y agilizarse de cara al cierre.
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Contextualizar el modelo de negocio
Es evidente para muchos dueños de Small Business pero no para un contador que recién inicia en la empresa.
Es muy distinto coordinar el cierre contable de una pequeña empresa de manufactura que una cooperativa de crédito o un despacho de servicios profesionales.
No es lo mismo la cartera de mayores deudores de la manufacturera que la cooperativa de crédito. No es lo mismo un plan de cuentas de un operador hotelero que una empresa de servicios online.
Es fundamental conocer los tipos de transacciones con las que estás tratando para determinar si puedes automatizarlas completamente o dedicar tiempo y esfuerzo a una revisión manual.
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Fija una meta temporal sensata
El tiempo que lleva un adecuado cierre contable dependerá de muchas variables:
- Complejidad y el modelo de negocio.
- Experticia del contador o equipo contable.
- Cantidad de personal abocado a ello.
- El grado de conexión, comunicación y compromiso de las distintas áreas.
- Nivel de automatización de los procesos administrativos.
- Sofisticación de los sistemas: software contable, ERP local o un ERP en la nube.
- Procedimientos internos, decisiones del equipo directivo y el área de finanzas.
En 2019 una investigación de la firma Ventana Research de Oregon a empresas de distinto sector y tamaño develó que el tiempo promedio de un cierre contable es de 4 días para el 46% de las empresas evaluadas, mientras un 49% cierra en 7 días o más.
Ten presente que un cierre contable “rápido y limpio” es una medida clave de la eficiencia del área contable y la gestión en general.
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Delicadeza con el plan de cuentas
En contabilidad el plan de cuentas es fundamental para organizar e informar adecuadamente sobre las diferentes fuentes de ingresos y categorías de gastos que afectan al negocio.
Sin embargo, por varias razones es frecuente que un plan de cuentas se salga de control. A lo largo del año, agregar nuevas cuentas puede ser una parte importante para lograr precisión y trazabilidad.
Pero modificar continuamente el plan de cuentas puede convertirlo “en un caos”, algo que resulta en un sistema desordenado que no se alinea con las necesidades de seguimiento de ingresos y gastos, afectando en tiempo y complejidad al proceso de cierre.
Entonces, de forma previsiva establece políticas sobre quién debe modificar el plan de cuentas y por qué concepto. Tómate un tiempo para asegurar que esté actualizado y sea preciso.
Asegúrate de que todos sus empleados comprendan qué cuentas se corresponden con qué transacciones de manera que todos los detalles se incluyan en los registros correctos y generar un resultado final preciso.
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Capacitación y empoderamiento
Conoce a tu personal de apoyo y empodera según sus facultades.
No todos los empleados de tu equipo tendrán exactamente las mismas responsabilidades y condición profesional, pero comprometerlos puede mejorar los procedimientos de cierre.
En tal sentido, opta por la rotación de roles, tus colaboradores pueden turnarse para identificar las deficiencias individuales en las tareas de cierre y las posibles soluciones.
Es una táctica que fomenta la capacitación cruzada, el ejercicio colaborativo y también alienta a cada miembro del equipo a desempeñar un papel más activo en el proceso.
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Compromiso de todos
Otra reflexión: El cierre no es compromiso exclusivo del área contable.
Basta una orden de compra procesada erróneamente por parte de almacén, excesivo desperdicio no contabilizado en el área de producción, una cobranza poco sensata del departamento de ventas o problemas con nómina para que los reportes generados sean inexactos.
Definitivamente la falta de conexión y compromiso entre las distintas áreas funcionales de un negocio incide en los resultados e incluso en la cantidad de días que toma completar un ciclo contable.
Al respecto crear conciencia en los distintos roles y una imagen de pulcritud en cada uno de los procesos del negocio es básico.
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Conclusión
El cierre contable es parte del ciclo económico natural de cualquier empresa y no debe ser motivo de tensión ni de extenuantes jornadas extraordinarias si se lleva una cuidadosa preparación y previsión.
Abrazar la tecnología, aprovechar la automatización, los respaldos de seguridad, gestión del tiempo y la correcta delegación de tareas en manos de un equipo preparado y organizado pueden generar un resultado “limpio y eficiente”.
Finalmente, la asesoría adecuada por parte de expertos puede ayudarte a tomar las respectivas previsiones a nivel de gestión y sistemas para que tu proceso de cierre contable sea el idóneo.
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