Asumiendo el Teletrabajo

🏀El Basketball y el trabajo remoto

¿Qué tiene que ver el Basketball con el trabajo remoto? Permítanme explicarles..

Recuerdo vívidamente el 12 de marzo de 2020. Estaba entrando a un supermercado cuando recibí en mi teléfono una notificación de ESPN informando que la liga nacional de basketball en los Estados Unidos (NBA) había cancelado la temporada de basketball. 

Inmediatamente, llamé a María Díaz  y a Jorge Fernández Sr., les expliqué lo qué estaba pasando y después de una breve conversación, decidimos que el viernes 13 de marzo sería nuestro último día en la oficina hasta nuevo aviso.

Como muchos, inicialmente no comprendimos la gravedad de la situación. Eso cambió cuando ví las noticias de la NBA. En ese momento pensamos que, si la NBA se lo toma tan en serio estando ya cerca de los playoffs y decide cancelar la temporada aún con la pérdida de miles de millones de dólares, debemos tomarlo igual de en serio.

Pensamos que solo serían unos días o semanas, pero aquí estamos, Diciembre de 2021, 20 meses después, y todavía estamos trabajando desde casa (teletrabajo). Si bien las cosas han vuelto a la "normalidad", hemos aprendido mucho sobre lo que realmente necesitamos ser: una empresa efectiva.

🌟 La Chispa

A lo largo de este tiempo, ¡nos hemos dado cuenta de que hemos sido una empresa remota durante más del 50% de la existencia de GBS Group! Los miembros del equipo están trabajando en los Estados Unidos o en otras partes del mundo y tenemos clientes ubicados en todos los continentes (excepto la Antártida).

Por lo tanto, hemos decidido aceptar esa realidad. De ahora en adelante, como empresa asumimos el Teletrabajo Primero. 

¿Qué significa o cómo se ve esto exactamente? Para ser honesto, no lo sé exactamente. Lo que sí sé es que esto será una evolución continua, y estamos aprendiendo todos los días.

🌐Por qué ser “Remote First”?

Asumir el Teletrabajo Primero requerirá un cambio de mentalidad. En primer lugar, debemos asumir que todos los procesos son 100% remotos. Esto no significa que todos estaremos permanentemente en teletrabajo.

Lo que sí significa es que trabajaremos para asegurarnos que la ubicación geográfica tendrá un impacto mínimo o nulo en nuestra capacidad de proporcionar un excelente servicio y experiencias excepcionales a nuestros clientes.

Esto significa que TODOS nuestros procesos tienen que asumirse y adaptarse al hecho de que nunca estaremos todos trabajaremos en la oficina simultáneamente.

Esto no es algo nuevo. ¡Hemos estado haciendo esto durante al menos 11 años!

El Teletrabajo Primero nos obligará a ser mejores comunicadores, lo cual requiere un trabajo significativo para asegurarse de que los procesos sean consistentes. En consecuencia, esto requiere que seamos grandes escritores, ya que este es el medio que será más efectivo para permitirnos ser consistentes.

Como organización, siempre hemos estado a la vanguardia de la tecnología, y continuaremos utilizándola como una ventaja competitiva. 

Asumir el Teletrabajo Primero nos obligará a adoptar realmente la tecnología, no sólo para usarla, sino para permitir que nos ayude a impulsar la eficiencia operativa.

💡 Lo que hemos aprendido

Hemos aprendido que el teletrabajo nunca terminará. Sin embargo, también creo que hemos aprendido algunas otras cosas críticamente importantes.

🛋 Medio ambiente

Asumir el Teletrabajo Primero no significa forzosamente trabajar desde casa. 

La pandemia fue una situación de emergencia que hizo que todos improvisáramos una solución que funcionó temporalmente, pero probablemente fue la peor configuración que se podía tener para un ambiente de trabajo propicio.

Muchas personas estaban lidiando con el cambio de su situación laboral mientras se educaba a los niños en el hogar, y otros factores que dificultan que los miembros del equipo puedan concentrarse en su trabajo. Las empresas que no se den cuenta de este factor y descarten el teletrabajo perderán o se verán obligadas a cambiar a largo plazo.

Como empresa, es nuestro trabajo proporcionar las mejores prácticas, financiamiento y sugerencias para crear el mejor entorno de teletrabajo. Es posible que este ambiente de trabajo no esté ubicado en el hogar del colaborador; en el futuro, los miembros del equipo pueden optar por trabajar de forma remota en espacios compartidos de trabajo, u otros espacios compartidos de oficina, más cerca de su propia casa. 

Los ahorros de costos en el alquiler se transferirán a los miembros del equipo de apoyo para hacer los arreglos necesarios, ya sea en su propia casa o en lugares más cercanos a sus hogares.

🚗 Ir al Trabajo

Se han hecho muchos estudios que confirman que los traslados largos al trabajo son dañinos, tanto para nuestra salud física como mental. Este excelente artículo entra en más detalles: "Your Commute Is Bad for You, Here's How to Make It Better"

Entonces, ¿por qué hacerlo? Se ha determinado que las personas que hacen teletrabajo o que trabajan más cerca de casa son más felices. Creo que se deben minimizar los traslados al trabajo que tomen más de 20 minutos. 

Cuando las personas pasan menos tiempo trasladándose, son más felices. Del mismo modo, los miembros del equipo que son más felices son más productivos y permanecen más tiempo en la empresa. 

Nadie estará en la organización para siempre, pero el conocimiento y la experiencia organizacional aumentan la productividad de las personas y los miembros de su equipo. Por lo tanto, mantener a los miembros del equipo el mayor tiempo posible es un objetivo importante para la organización.

✍ Asíncrono

Tener éxito en el teletrabajo implica sentirse cómodo y trabajar siempre de forma asíncrona. Esto significa más comunicaciones y manuales escritos en un formato largo; así como menos reuniones, chats y correos electrónicos cortos.

La asincronía permite que el conocimiento organizacional se mantenga a largo plazo. Potenciará la consistencia en los procesos necesarios para que la organización tenga éxito a largo plazo. 

Necesitamos mejorar mucho en esto. Pero estamos tratando de aprender de aquellos que lo han hecho por más tiempo.

🤝Reuniones

Trabajar de forma remota no debería significar tener más reuniones. La fatiga del Zoom es algo real. El hecho de que podamos chatear con alguien y agregarlo a una reunión no significa que debamos hacerlo. 

Necesitamos tener objetivos claros sobre por qué, cuándo y por cuánto tiempo nos reunimos. Si bien las reuniones son fundamentales para facilitar la comprensión, siempre debemos ir a las reuniones con una agenda y objetivos que estamos buscando resolver en la reunión. Las reuniones no deben ser abiertas; deben centrarse en la agenda programada.

Una cosa buena que ha surgido de esto es que las reuniones tienden a ser más cortas, ya que las personas llegan al punto de la reunión más rápido. Pero esto no significa que sean más efectivos. Eso es algo en lo que debemos esforzarnos constantemente para mejorar.

En este momento, estamos haciendo más reuniones internas que nunca. Si bien esto no es necesariamente malo, siento que no estamos siendo lo suficientemente efectivos durante las reuniones, tomando en cuenta el tiempo invertido. Así que tenemos que trabajar en ello.

👷 El trabajo

Sin importar la locación donde los miembros del equipo estén trabajando, deben poder hacer su mejor trabajo. Por lo tanto, nuestros procesos y herramientas tienen que adaptarse.

Una cosa fundamental es que los miembros del equipo necesitan saber exactamente cuál es su tarea inmediata y cuál es la tarea siguiente, una vez que terminen la primera.

Esta es una necesidad al trabajar de forma remota y una mejor práctica al trabajar en la oficina. Los equipos deben dar a los miembros del equipo una visión clara de las prioridades y comprender cuán efectivos son los miembros del equipo, sin caer en la microgestión. 

💻 Formación

Los miembros del equipo deben recibir formación constante sobre cuáles son las mejores prácticas de teletrabajo y cómo sacar el mayor provecho a las herramientas a su disposición. Dado que la mayoría de las empresas no son remotas, esta formación es fundamental para garantizar que todos puedan ser lo más productivos posible. 

También es vital que los miembros del equipo se mantengan al día con los cambios y mejoras en la tecnología para ayudarlos a ser más efectivos. Los miembros del equipo que son curiosos y siempre están aprendiendo saldrán adelante más rápido.

👦Confianza y Conexión Humana

Necesitamos trabajar todos los días en la generación de confianza con los miembros de nuestro equipo. 

Como seres humanos, tendemos a confiar más en aquellas personas con quienes interactuamos en persona que en aquéllas con quienes entramos en contacto por teléfono o videoconferencia. Necesitamos trabajar deliberadamente para generar confianza de forma remota, pero esto no reemplazará la necesidad ocasional de reunirnos en persona, incluso si es sólo porque quieres reunirte. Necesitamos tomarnos el tiempo para esas interacciones porque hará que nuestras interacciones remotas sean más productivas.

Contratar o trabajar con alguien a quien sólo has conocido por videoconferencia requiere un nuevo nivel de confianza que hace que muchos se sientan incómodos.

Será necesario reservar tiempo para eventos corporativos, incluso si esto requiere gastos de viaje.

📃Políticas

Las políticas empresariales deben adaptarse para ser lo suficientemente flexibles para apoyar estos nuevos métodos de trabajo. 

Tenemos que trabajar con nuestros asesores de nómina, beneficios, recursos humanos y legales para tomar en cuenta adecuadamente estas nuevas situaciones.

Algunos procesos, como la incorporación de nuevos empleados y gestión de la salida de empleados a distancia, tienen muchas complejidades que deben resolverse.

🏁 La línea de meta

Al final del día, la perfección no es la meta. 

Será un proceso de mejora continua que necesitamos trabajar muy deliberadamente para lograr y mantener. Creemos que las empresas que pueden ser remotas deben ser remotas. La implementación de este objetivo será diferente para cada empresa, pero impulsará la eficiencia y la retención de empleados, los costos de reclutamiento serán menores y los miembros del equipo serán más felices. 

Deseamos compartir nuestro progreso en nuestra conversión a una empresa que es remoto primero.

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