Administrar el activo más importante para el negocio, ¡las personas! Mientras se atienden sus requerimientos y se cumple con las leyes y normativas locales, federales y estatales; esa es la función elemental de recursos humanos (HR - Human Resources) en los pequeños negocios. ¡casi nada! Hablemos de la gestión de RR.HH.
Cuando inicias un emprendimiento, una empresa individual o sole proprietorship, la gestión de recursos humanos podría parecer fácil, sin embargo, en la medida en que se contrata personal y el negocio crece las cosas se complican, los requerimientos legales y operativos de Recursos Humanos aumentan y aquellas tareas básicas pronto se convierten en verdaderos dolores de cabeza.
Hablamos muy a groso modo de todas las gestiones de nómina, beneficios, contrataciones, términos y un estatus de solvencia con los numerosos trámites fiscales y legales tanto locales, como estatales y federales. Quizás el principal problema de la gestión básica de Recursos Humanos en los pequeños negocios es que no es “tan básica”.
El solo hecho de mantenerse al día con las regulaciones gubernamentales implica una serie de trámites, formularios, pagos y expedientes que consumen tiempo y esfuerzo; sin poder descuidar el fin básico de la gestión, la motivación y el compromiso del personal que mueve al negocio.
Entrepreneur.com pone de manifiesto que los pequeños negocios y emprendimientos no cuentan con el personal ni el presupuesto para manejar oportunamente todos los detalles esenciales de Recurso Humanos, afortunadamente puedes encontrar apoyo en herramientas integrales y realmente accesibles.
Lectura recomendada: Consultoría de Negocios, un modelo basado en soluciones integrales.
Funciones básicas de RR.HH. en los pequeños negocios
La Administración de Pequeños Negocios (SBA) reconoce las funciones básicas de la gestión de capital humano (HRM), en términos generales involucran:
- Reclutamiento, contratación y terminación del vínculo laboral
- Formación y desarrollo de todo el capital humano
- Todos los trámites inherentes a la nómina y los beneficios
- La retención de los colaboradores y atención a sus requerimientos
- Crear un ambiente de trabajo seguro y saludable
- Clima organizacional y comunicación en toda la organización
- Cumplimiento de leyes, reglamentos y formalidades en la materia.
Asegurar que todos estas funciones y sus procedimientos cumplan con las formalidades legales y sus actualizaciones es una “tarea ardua” y puede ocupar especialización. Cualquier error por desconocimiento o inobservancia puede resultar costoso en términos de multas y sanciones.
Formalidades en Recursos Humanos para pequeños negocios
Entre las formalidades mínimas en materia de RR.HH. toda empresa, independientemente de su tamaño, estructura legal y modelo de negocio, debe mantener un manual para empleados, un documento que permite a los empleados saber qué se espera de ellos en términos de conducta, responsabilidades, compromiso y desempeño.
De igual manera, el área o encargado de la gestión de capital humano debe mantener un expediente del empleado que incluya como mínimo:
- El formulario I-9 o de verificación de elegibilidad de empleo
- Informes médicos
- Formularios de evaluación previo ingreso, de incorporación.
- Constancias de inducción en el puesto y capacitación.
- La Forma W-4 y otros del IRS.
- Soportes de permanencia dentro de la empresa y de rescisión.
- Gestiones de nómina.
Además, la persona o grupo responsable de la gestión de RR.HH. debe estar familiarizado con un abanico de leyes federales y sus homólogas estatales, entre ellas:
- Contra la discriminación (ADA- AEDA)
- Normas Laborales Justas (FLSA)
- De licencia familiar y médica (FMLA)
- Asistencia Médica Accesible (ACA)
- Leyes de Inmigración y Nacionalidad (INA), de Reforma de la Inmigración Ilegal, de Control y Reforma de la Inmigración (IRCA) y Responsabilidad del Inmigrante (IIRIRA).
- Leyes de beneficios.
- De Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA).
- En algunos casos, leyes de agrupación sindical (NLRA).
Sobre estos y otros menesteres inherentes a la gestión de capital humano, el Departamento del Trabajo (DOL) requiere la publicación de posters o carteles informativos (Workplace Posters).
Lectura recomendada: Cómo iniciar un negocio en Estados Unidos.
RR.HH. en pequeños negocios – todo un reto
A lo arduo y delicado de la gestión de RR.HH., la falta de experiencia, los riesgos y costos de decisiones incorrectas y la carencia de recursos para verificar que las funciones de RR.HH. se realicen de forma idónea, se suman los problemas potenciales de la subcontratación de las funciones básicas de recursos humanos.
Muchas organizaciones tipo Professional Employer Organization (PEO) o Business Process Outsourcing (BPO) podrían ofrecer “soluciones estándar” o “paquetes genéricos”, costosos y que no se adaptan a las necesidades específicas del modelo de negocio, la filosofía, cultura y clima de la empresa.
¿Hay soluciones integrales y realmente accesibles? Claro que sí.
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