Formulario I-9 Vs Formulario W-4 ¿Cuándo usar cada uno?

Al momento de contratar a un nuevo empleado, lo primero que buscas es que inicie sus labores cuanto antes, sin embargo, antes de que esto suceda, por disposiciones legales, se deben llenar dos formas que debes entender a fondo: el Formulario I-9 y el Formulario W-4, y cuándo usar cada uno.

Cada uno de estos formularios es distinto y cumplen diferentes funciones. Según el portal oficial de USCIS, todos los empleadores están en la obligación de llenar y custodiar la Forma I-9.

Por otro lado, el IRS, establece que los empleados deben completar la Forma W-4, con el fin de que los empleadores pueden realizar la retención del impuesto federal sobre la renta.

Acompáñanos y conoce los detalles. 

Otros formularios con los que deberían ser familiares para ti: El Formulario 1040 y sus variaciones. 

¿Qué es la Forma I-9 y para qué sirve? 

El Formulario I-9 es un documento que exige el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), y se emplea para verificar que los empleados recién contratados son elegibles para trabajar legalmente en USA.

La Forma I-9 debe ser completada y presentada por cada empleado que ingrese en una empresa. El Formulario debe ir acompañado por documentos que demuestren la identidad del contratado, como:

• Licencia de conducir.
• Tarjeta del seguro social.
• Certificado de nacimiento.
• Tarjeta verde en caso de que el empleado sea residente.

El empleador está en la obligación de verificar la elegibilidad y si los documentos presentados por el empleado son válidos y pertenecen a su portador. También se debe comprobar si la persona contratada está autorizada para el trabajo dentro del país. 

El Formulario debe ser llenado en el momento de la contratación y debe ser resguardado por el empleador 3 años después de la contratación o un año después de la culminación del contrato, según lo informa el Registro Federal en su página oficial.

 ¿Cómo llenar la Forma I-9?

El Formulario está conformado por tres secciones. La sección 1, se refiere a la información personal del empleado:

• Nombre (Se deben llenar todos los campos si aplica).
• Dirección completa.
• Fecha de nacimiento (mm/dd/yyyy).
• Número de seguro social.
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono.

Posteriormente se debe llenar la casilla que corresponda a la condición de ciudadano. La sección 1 se completa cuando el empleado coloca su firma y la fecha en las casillas correspondientes.

La sección 2 debe llenarla el empleador. Aquí se indican los documentos permitidos como prueba de elegibilidad para laborar en el país. Adicionalmente debe:

• Verificar la autenticidad de los documentos presentados.
• Especificar qué documentos fueron revisados.
• Indicar la fecha de la contratación del empleado.
• Colocar la firma y la fecha.

La sección 3 solo debe ser utilizada en caso de que haya vuelto a contratar a un empleado al que ya se le había completado el formulario. 

Cabe destacar, como lo comenta Upcousel, que los Formularios I-9 no se pueden llenar hasta tanto el empleado no haya sido contratado. Hacerlo antes puede suponer un acto discriminatorio por parte del empleador.

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¿Qué es el Formulario W-4 y su finalidad? 

El W-4 o Certificado de Asignación de Retención del Empleado, es un Formulario que todo empleado debe completar, por disposición del IRS, el mismo día en que es contratado. En él se indica la cantidad a retener del salario, por concepto del pago de los impuestos federales sobre la renta.                                                                                       

Por disposición del IRS, este formulario debe conservarse en los archivos hasta por 4 años después de haberse pagado los impuestos: Se debe llenar una nueva Forma W-4 cada vez que haya cambios en la situación financiera o personal del empleado. 

Más sobre formularios importantes en los EE.UU. Los Formularios 1099 – lo que debes saber. 

¿Cómo llenar la Forma W-4?

El Formulario está dividido en 5 pasos, algunos de ellos solo deben ser completados en situaciones concretas:

Paso 1: aquí se debe completar toda la información personal del empleado que se solicita, a saber:

1. Nombre. (Debe coincidir con el que aparece en la tarjeta del seguro social, para obtener crédito por sus ganancias).
2. Dirección completa.
3. Número de seguro social.
4. Estado civil. (Determinará la deducción estándar y las tasas impositivas para calcular la retención).

Paso 2: solamente debe ser llenado si tienes varios empleos, o si estás casado presenta una declaración conjunta y tú y tu cónyuge trabajan. Si debes cumplir con este paso, tiene 3 opciones de las cuales solo puedes escoger una de ellas:

• La opción a) calcula con mayor precisión el impuesto adicional que debe retener.
• La opción b) realiza el cálculo de forma menos precisa.
• La opción c) puede utilizarse en caso de que tanto tú como tu pareja tengan máximo dos trabajos. 

Paso 3: se incluye información sobre cantidad de hijos y otras personas dependientes y se multiplica por el monto de créditos.

Paso 4: es opcional y se puede usar para el caso de que desees que te retengan impuestos adicionales.

Paso 5: se debe colocar la firma, la fecha del día que se llena la planilla, nombre completo, fecha de ingreso a la empresa y el Número de identificación del empleador (EIN)

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Formulario I-9 Vs Formulario W-4 – Conclusiones

El correcto llenado y resguardo de ambos formularios es indispensable para evitar sanciones o multas futuras.

Debes tener presente que son instrumentos legales de uso obligatorio para todos los trabajadores del país, independientemente del estado donde residan.

Es importante tener presente que ambos formularios deben ser firmados por el empleado en el momento de la contratación para que puedan tener validez legal.

Si necesitas mayor información y orientación acerca de los Formularios I-9 y el W-4, u otros trámites inherentes a Payroll o recursos humanos, no dudes en contactarnos. 

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