Si existe un recurso valioso para una empresa, es su personal, ya que forman parte esencial para el funcionamiento de una empresa. Los informes de nómina (payroll reports en inglés) permiten conocer y entender uno de los gastos fundamentales de todo negocio, como es el caso del pago de los trabajadores.
Según ADP, estos reportes de nómina facilitan información detallada sobre los empleados, a la vez que ayudan a controlar el gasto laboral. Son altamente beneficiosos durante las auditorías y al momento de preparar los impuestos para su presentación.
Elaborar informes de nómina puede ser una tarea abrumadora, sobre todo si no sabes por dónde empezar. En este artículo, te presentamos los aspectos básicos para la creación de estos reportes especializados, cuáles son sus tipos y te daremos algunos consejos para que el proceso sea lo más eficaz posible. ¡Empecemos!
Ilustración 1 Los reportes de nómina posibilitan que tu proceso de nómina y control de gastos sean lo más fluidos y eficaces. Photo by Tima Miroshnichenko.- Pixels.com.
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¿Qué es un reporte nómina y para qué sirve?
Es un resumen de todos los ingresos y egresos de dinero relacionados con el pago de los salarios de los empleados de una empresa. Se hace generalmente cada mes y sirve para que la empresa tenga un registro preciso de cuánto ha gastado en salarios durante ese período.
Incluye las horas trabajadas, el salario, calcular las horas extras, el pago de impuestos y verificar que se están pagando correctamente las prestaciones sociales. Pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones sobre el personal y reducir costes laborales.
Su objetivo es ayudar a las empresas a gestionar sus recursos humanos y sus finanzas. Permiten analizar el gasto en salarios, identificar posibles errores y tomar decisiones acertadas en relación con los sueldos de los empleados.
De igual forma, tanto el IRS como otros organismos del estado, requieren que les presenten reportes de nómina en el propósito de conocer si la empresa cumple con los tributos, tal como comenta en su web Tally Solutions.
Tipos de reportes de nómina
Existen varios tipos de informes de nómina. Aquí te presentamos una lista de los reportes más comunes y utilizados:
Informes de nómina de la empresa
Ofrecen una información detallada de las horas trabajadas y los pagos recibidos. Incluyen datos importantes, como los beneficios y deducciones por impuestos. Un informe de nómina de la empresa es vital para mantener la integridad y la transparencia en el proceso de pago de salarios.
Por lo general, este tipo de reportes es para el uso interno de la empresa, dado que contienen gran cantidad de información sensible, y es muy seguro que no quieras compartirla con terceros. En caso de que sea requerido un reporte de nómina de empleados, debe redactarse omitiendo ciertos datos.
Si quieres generar informes de nómina eficientes, es importante que sigas estos sencillos pasos:
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Elabora un plan: es importante que tengas claro cuál es el objetivo de los informes de nómina y qué datos quieres obtener.
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Selecciona la información: una vez que tengas claro el objetivo, selecciona solo la información que sea necesaria para cumplirlo.
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Organiza la información: ordena la información de forma que sea fácil de consultar y analizar.
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Crea gráficos y tablas: esta es una forma fácil y visual de representar los datos obtenidos en tus informes de nómina.
Informes de nómina de empleados
Son documentos que contienen los detalles de las remuneraciones y otro pago a los empleados por un período determinado. A menudo se utilizan como una forma de registro para fines fiscales y gubernamentales.
Los informes de nómina de empleados también se pueden utilizar para proporcionar a los interesados un análisis del costo total del trabajo, incluyendo el costo por hora y el costo total por trabajador.
Los informes de nómina para empleados incluyen los siguientes detalles:
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Datos personales del empleado.
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Salario total o salario por hora.
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Remuneración individual (incluyendo bonos, gratificaciones, pagos por horas extras, etc.).
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Pago de impuestos federales, estatales y locales.
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Fecha de pago.
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Horas trabajadas (para trabajadores por hora).
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Cualquier otro beneficio por ley que se haya acordado con el empleador.
Informes de nómina certificados
Todas las empresas contratistas del gobierno deben presentar informes de nómina semanales, haciendo uso de forma obligatoria del formulario WH-347 del DoL. En caso de entidades locales o estatales, pueden tener alguna otra forma equivalente a esta.
Informes de tiempo de los empleados
Estos informes se basan en llevar un registro diario en el que los empleados documentan cuánto tiempo han trabajado durante un período determinado. Son muy útiles cuando el salario se paga por horas.
Los datos recogidos en estos registros se utilizan para calcular el salario de los empleados y de ahí pasar a calcular la nómina total. Los informes de tiempo de los empleados deben contener información detallada sobre las horas trabajadas, los descansos y las horas extras.
Informes de impuestos sobre la nómina
Son parte integral de la preparación de cualquier informe financiero, ya que le permiten al empleador deducir los impuestos correctos para sus empleados. En ellos se registran todas las contribuciones al seguro social y otros planes de ahorro para el retiro.
Los formularios para presentar los informes de impuestos sobre la nómina que se usan con mayor frecuencia de acuerdo con The Ascent, son:
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Formulario 940: se debe presentar anualmente para el impuesto de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA).
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Formulario 941: se llena trimestralmente para la presentación de los impuestos FICA y la retención del impuesto federal sobre la renta.
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Formulario W-2: también se presenta anualmente y se utiliza para la compensación de empleados y la retención de impuestos.
Hay que tener en cuenta que estos formularios son para la administración federal, por lo que se debe consultar si tienen o no su equivalente en los estados.
En Florida, así como en muchos estados, se requiere presentar un reporte anual. Aquí podrás saber todo sobre el Annual Report (Reporte Anual) en Florida: ¿En qué consiste?
¿Cómo crear un informe de nómina?
Crear informes de nómina eficientes no es tan difícil como parece. A continuación, se detalla cómo crear informes de nómina.
1º Recopilación de la información
Tienes que reunir todos los datos necesarios para tu informe, como el número de horas trabajadas, los salarios pagados y cualquier otra información relacionada con la nómina. Recuerda suministrar la información requerida y más relevante.
2º Elige el período
Cada informe de nómina se genera para un lapso específico: Este período puede ser mensual, trimestral, semestral o anual. Si debes presentar lo para un ente del gobierno, debes tener en claro cada cuánto debes presentar el reporte.
3º Ingresa la información
Al momento de ingresar los datos, es conveniente contar con una plantilla preelaborada, usar una hoja de cálculos o emplear un software de nómina a fin de minimizar el margen de error. Si el informe se va a presentar a un ente del estado, se deben usar los formularios específicos.
4º Análisis de resultados
Los informes de nómina arrojan información valiosa que debe ser analizada para determinar si el recurso humano está siendo bien utilizado. Si se están empleando demasiadas horas extras para los resultados obtenidos, e incluso se puede detectar fraude en la nómina.
Sin importar si estás iniciando una empresa, o ya está consolidada, necesitas contar con los servicios de contabilidad en Estados Unidos - ¡Ten todo al día!
Componentes comunes de los informes de nómina
Existen varios componentes comunes de los informes de nóminas:
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Nombre del empleado
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Fecha del período de pago
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Salario bruto
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Salario neto
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Deducciones
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Impuestos
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Las contribuciones a planes de pensiones y demás beneficios si los hubiere
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Otras deducciones
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Salario total
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Forma de pago y número de referencia si existe.
Tener esta información básica en un informe le permite a su empresa tomar decisiones financieras inteligentes, planear futuras inversiones y cumplir con las obligaciones fiscales.
Toda empresa debe generar una serie de documentos importantes, siendo los estados financieros, una poderosa herramienta para la toma de decisiones.
Cómo hacer informes de nómina eficientes – Conclusión
Cuando se trata de hacer informes de nómina, debe asegurarse de recopilar la mayor cantidad posible de datos precisos. Es una práctica que ayudará a garantizar que tu proceso de nóminas y control de gastos sean lo más fluidos y eficaces.
Los payroll reports son una parte esencial de la administración de cualquier empresa. En caso de tener dudas sobre cómo crearlos o implementarlos de manera idónea, en GBS Group contamos con especialistas en la materia que están a tu entera disposición para darte la mejor asesoría en su creación.
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