Annual Report (Reporte Anual) en Florida: ¿En qué consiste?

Así como la gran mayoría de los estados, Florida requiere que todas las corporaciones y LLC presenten un reporte anual. Este documento se utiliza para actualizar la información de contacto de su empresa y confirmar que sigue cumpliendo con los requisitos legales del estado.

Según reseña la página oficial de Sunbiz.org, todas las empresas registradas en el estado, están en la obligación de presentar el Reporte Anual Florida. Un documento que sirve para actualizar la información de la empresa y mantener el good standing o buen cumplimiento con los requisitos legales del estado.

¡El tiempo de entregar el informe anual de Florida está a la vuelta de la esquina! 

Es posible que te sientas abrumado con todos los documentos que necesitará reunir, así como las fechas límite para presentar. En este post podrás conocer todo lo que necesitas saber sobre el Annual Report Florida.

Toda empresa en algún momento necesita un plan de negocios, consulta cómo escribir un plan de negocios – Paso a Paso. 

¿Qué es el reporte anual y qué contiene?

Como su nombre alude, el reporte anual es un informe que se produce en la mayoría de los casos anualmente, o en su defecto bianual y que contiene información sobre la actividad económica, financiera y social de una empresa o institución. 

Según las leyes estatales, es un proceso que todas las empresas deben realizar para mantener su good standing o certificado de buen cumplimiento con el estado. 

En este documento corporativo se describe en detalle la situación financiera y las operaciones realizadas por la empresa durante el año anterior. También puede contener pronósticos, objetivos y metas para años posteriores. 

Los reportes anuales contienen información detallada sobre las cuentas, ingresos, gastos e inversiones de una empresa. También suelen incluir información sobre el personal, los clientes y los proveedores de la empresa. 

Según nos comenta Investopedia en su sitio web, el informe contiene información clave que permite medir:

• La capacidad que tiene la empresa para pagar las deudas adquiridas en la medida que estás se vencen.
• Si hubo ganancias o pérdidas durante el año fiscal a reportar, y qué porcentaje de esas ganancias se emplea para el crecimiento de la empresa.
• Cuál es la proporción de los gastos operativos en relación a los ingresos obtenidos durante el año.

El requerimiento de reporte anual depende del tipo de estructura comercial de tu empresa. Aquí los tipos de estructura legal más comunes en EE.UU. 

¿En qué estados aplica y para quienes aplica?

En la actualidad todos los estados, salvo Ohio requieren de la presentación de reportes anuales. Hay oficinas del Secretario de Estado que solicitan este tipo de informes con distintos plazos que pueden ser anual, bienales o Decenal. 

Se debe tener en cuenta que, los plazos y los requisitos para presentar el annual report varían de acuerdo con el estado donde tenga su asiento la empresa. Es importante saber que, si no presentas tu informe a tiempo, puedes ser objeto de multas o sanciones.

La presentación de reportes anuales aplica para: 

1. Todas las corporaciones con o sin fines de lucro 
2. Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLC) 
3. Las Sociedades Limitadas (LP) 
4. Y las Sociedades Limitadas de Responsabilidad Limitada (LLP). 

Los procedimientos pueden variar según se trate de una LLC o una corporación

Dependiendo de si tu empresa es una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) o una corporación, los procedimientos para preparar el Florida annual report pueden variar. Esto es lo que debes saber sobre cada uno de ellos.

Si es una LLC: 

Tendrás que presentar un Informe Anual de la Sociedad de Responsabilidad Limitada ante la División de Corporaciones de Florida. 

Este informe debe incluir información como el nombre y la dirección de la LLC, el nombre y la dirección de su agente registrado y los nombres de sus principales funcionarios.

Las corporaciones: 

Tendrán que presentar un reporte Anual de Florida para Corporaciones Comerciales. 

Este reporte incluirá información como el nombre y la dirección de su corporación, los nombres de sus directores y funcionarios, y el nombre y la dirección del agente registrado.

Si vas a iniciar una empresa en Estados Unidos, debes registrarla. Aquí puedes conocer ¿Cómo registrar una empresa en Estados Unidos?

El Reporte Anual (Annual Report) en Florida trámites, fechas y otros pormenores

Aun cuando la presentación del reporte anual puede parecer un procedimiento engorroso, en realidad no es algo difícil de lograr. 

Es importante saber que en Florida el informe sólo puede ser presentado en línea a través de la página oficial de la División de Corporaciones de Florida Sunbiz.

Annual Report: Información que debes disponer

Para llenar el formulario, debes tener a mano la siguiente documentación:

• Número de documento: es un código de entre 6 y 12 dígitos, el cual fue asignado en el momento que la empresa fue registrada. En caso de no tenerlo a mano, es posible buscarlo online en la web de Sunbiz.

• Nombre de la entidad: se refiere al nombre con el cual registraste tu negocio.
• Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN): Es un código de 9 dígitos otorgado por el IRS.
• Dirección de la empresa: aquí debes colocar la dirección principal donde funciona el negocio.
• Dirección postal: solo se requiere si esta es distinta a la dirección principal de la empresa. Puedes utilizar el apartado postal.
• Información del Agente Registrado (Registered Agent): en este espacio se debe colocar el Nombre, dirección y firma del agente registrado.
• Nombre y dirección de los funcionarios, directores, gerentes, representantes autorizados y socios generales de la empresa.
• Dirección válida de correo electrónico.

Annual Report Florida: Pasos para su presentación

Una vez que tengas a la mano toda la información, deberás ingresar en la página de Sunbiz.  

Aquí encontrarás un recuadro donde debes colocar el número de documento. El sistema se encargará de mostrar el formulario pre-llenado con toda la información de la empresa. 

En este punto es recomendable verificar que todos los datos que aparecen precargados en el formulario, estén correctos. 

En caso de error, o que se requiera hacer alguna modificación, puede editarse, para que este coincida con todos los datos de la empresa.

Si necesitas un Certificado de Estado para uso personal o administrativo, debes marcar “Si” en la casilla correspondiente. Cabe señalar que este documento no es indispensable para presentar el reporte anual de Florida.

Una vez que hayas verificado que la información del formulario es correcta, debes hacer clic en el botón de “Pasar a revisión final”. 

En caso de poseer firma electrónica, se debe colocar en el cuadro correspondiente, si no posees, puedes colocar tu nombre completo.

El siguiente paso es hacer clic en el botón de “Pasar a la sección de pago”. En este punto del trámite, ya no se puede hacer ningún tipo de modificación al formulario. 

Annual Report Florida ¿Cuál es la tarifa y cómo se paga? 

En la sección de pagos, te indican el monto a cancelar y las formas de pago permitidas. Las opciones para pagar son:

1. Tarjeta de crédito (Visa, MasterCard, American Express o Discover).
2. Tarjetas de débito (Visa o MasterCard).
3. Cuenta prepagada de Sunbiz E-File.
4. Cheque o giro postal.

En caso de que pagues el trámite con las primeras tres opciones, el pago se efectuará de inmediato. 

Si cancelas con cheque o giro postal, deberás imprimir el comprobante de pago que se genera al escoger esa opción y posteriormente enviarlo para proceder a formalizar el pago.

En la siguiente tabla, podrá visualizar el tipo de empresa, el costo del trámite y la fecha de vencimiento para presentar el reporte anual Florida:

Elaboración propia

Reporte anual Florida: Sanciones por no presentar a tiempo

Debes tener muy presente que por no presentar el informe anual de Florida a tiempo, serás objeto de una multa por $400 no negociable que tendrás que se aplicará de forma automática al momento de realizar el pago.

En caso de no presentar antes del cuarto viernes de septiembre, la División de Corporaciones de Florida procederá a la disolución administrativa de la empresa y perderás tu certificado de ‘good standing’. 

Sin embargo, en caso de que el negocio quede disuelto por el estado, es posible solicitar una reincorporación con un costo de 100 dólares.

Si estás pensando comenzar una empresa en Estados Unidos, te enseñamos cómo iniciar un negocio en Estados Unidos. 

Florida Annual Report – Para finalizar

A medida que nos acercamos al final del año, es el momento de empezar a pensar en el Informe Anual de Florida. 

Se trata de un documento crucial que detalla todo lo que tu empresa ha hecho durante el año pasado, y es importante asegurarse de que sea preciso y esté actualizado, es lo que te asegurará que mantengas tu ‘good standing’ o certificado de buen cumplimiento con el estado. 

Estamos seguros que en adelante tendrás claro que el estado de Florida requiere que todas las corporaciones y LLC presenten un informe anual y que las empresas deben presentar este informe para mantener su estatus legal y demostrar que han cumplido con todos los requisitos del estado.

Si no estás seguro de por dónde empezar, o tienes alguna pregunta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. En GBS Group, podemos ayudarle con todos los aspectos de tu annual report, estamos aquí para ayudarle en cada paso del camino.