La norma general indica que por cada 100 empleados se debe tener 1 persona de recursos humanos, pero esto ya no es tan válido, porque cargar a 1 persona con la nómina de 100 empleados suena a demasiado trabajo, aún cuando exista un sistema de nómina perfectamente ejecutado.
Por otra parte, si hay entre 11 y 50 empleados o colaboradores, se puede considerar esto una pequeña empresa, y de acuerdo con U.S. Chamber of Commerce ya sería adecuado crear el departamento de RRHH.
Un departamento de recursos humanos te puede ayudar a estructurar el crecimiento de tu empresa optimizando recursos financieros e incluso, el tiempo, además de asegurar el cumplimiento legal de la nómina.
Un departamento de recursos humanos te puede aportar aspectos importantes como la gestión de nómina, el plan de carrera de tus empleados, los planes de formación y crecimiento, las políticas de bienestar, el cumplimiento de la normativa legal vigente para la gestión de trabajadores y hasta el posicionamiento de marca interna o endomarketing.
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La importancia del departamento de recursos humanos
El departamento de Recursos Humanos constituye un vínculo esencial entre los empleados y la dirección de una empresa. Su función principal es atender las inquietudes, sugerencias y discrepancias de los trabajadores, evaluando sus capacidades y necesidades en relación con las de la empresa. Además, Recursos Humanos juega un papel fundamental en la definición y mantenimiento de la cultura organizacional, impulsando los valores y principios que guían a la empresa.
En términos generales, recursos humanos es una de las columnas vertebrales de cualquier empresa, incluso en su etapa inicial. A continuación, detallaremos los pasos para crear un departamento de Recursos Humanos eficiente y efectivo..
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Cree una estructura para el departamento de recursos humanos
Crear la estructura del departamento de Recursos Humanos implica diseñar un marco organizativo que satisfaga las necesidades de la empresa y promueva el desarrollo y bienestar de los empleados, lo primero que se deberá evaluar es:
- Antes de diseñar la estructura del departamento de RRHH, debe comprender las necesidades y objetivos de la empresa, identificando el tamaño, cantidad de departamentos y sus metas de crecimiento a corto plazo.
- Definir funciones y responsabilidades de cada área dentro del departamento de recursos humanos, cómo por ejemplo, reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, compensación y beneficios.
- Determina la cantidad de personal y los recursos financieros necesarios para operar el departamento, esto incluye la contratación de personal calificado, la inversión en tecnología y sistemas de gestión de RRHH.
2. Contrate personal necesario
Una vez establecida la estructura, identifique el personal necesario para el departamento de Recursos Humanos. Es crucial evitar contratar en exceso, lo que podría resultar en empleados sin funciones definidas o en la duplicación de tareas. La estructura básica suele incluir:
- Un director de RRHH
- Especialistas en áreas específicas
- Analistas
Para definir esta estructura, comprenda las habilidades requeridas y las responsabilidades de cada área dentro del departamento. Esto puede comenzar con:
- Planificación, reclutamiento y selección
- Evaluación del desempeño y beneficios
- Formación y capacitación
Además, es esencial contratar personal con un profundo conocimiento del sector de la empresa, ya que estarán mejor equipados para evaluar a los futuros empleados y determinar los perfiles que beneficiarán a la organización.
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3. Defina las políticas de recursos humanos
Las políticas son fundamentales para garantizar el adecuado funcionamiento de todas las partes de una empresa, desde sus propietarios y directivos hasta sus empleados. Estas políticas delinean las responsabilidades de cada individuo, así como sus deberes dentro de la organización.
Es importante que los empleados comprendan claramente las políticas de recursos humanos desde el momento en que ingresan a la empresa, y, generalmente, para facilitar este proceso, se elabora un manual del empleado, cuyo objetivo es prevenir conflictos a lo largo del tiempo.
Además, es importante tener en cuenta que las políticas de recursos humanos deben cumplir con las leyes estatales y federales en materia laboral, asegurando así el cumplimiento legal en todas las prácticas relacionadas con el personal.
Entre las políticas de recursos humanos se incluyen, pero no se limitan a:
- Protocolos.
- Políticas de privacidad y confidencialidad.
- De no discriminación.
- Política vacacional.
- De seguridad y salud.
- Políticas de compensación
4. Desarrollar procesos básicos de reclutamiento y selección
El proceso de reclutamiento y selección debe estar bien estructurado para atraer a los mejores candidatos. Un proceso básico incluye:
- Publicación de la vacante: Asegúrese de que la información sea clara y precisa.
- Recepción de postulaciones: Organice y clasifique las aplicaciones.
- Evaluación y preselección de candidatos: Identifique los perfiles más adecuados.
- Proceso de entrevistas: Planifique entrevistas detalladas y pruebas adecuadas.
- Verificación del formulario I-9: Asegúrese del cumplimiento legal.
- Verificación de antecedentes y referencias: Confirme la idoneidad del candidato.
- Selección de candidatos: Elija al mejor candidato.
- Período de prueba: Evalúe el desempeño inicial del nuevo empleado.
Es fundamental mantener una comunicación abierta con los candidatos y proporcionar retroalimentación, incluso a aquellos que no son seleccionados.
5. Invierta en un software de recursos humanos
La tecnología es un gran aliado para los departamentos de recursos humanos, permitiendo simplificar y automatizar tareas. El uso de software especializado en RR.HH. ayuda en:
- Gestión de tareas
- Seguimiento del desempeño laboral
- Análisis de datos
- Selección y contratación de personal
- Administración de pagos y nóminas
La inversión en software de recursos humanos no sólo mejora la eficiencia del departamento, sino que también es crucial para la organización y comunicación a nivel empresarial.
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6. Establecer programas de desarrollo de capital humano
El desarrollo de capital humano es esencial para sumar nuevas habilidades y conocimientos a la empresa. Los programas de capacitación y desarrollo deben:
- Fomentar una cultura de aprendizaje constante
- Mejorar el rendimiento y las habilidades de los empleados
- Incentivar la participación en el desarrollo de la empresa
- Brindar conocimientos sobre avances e innovaciones en la industria
Estos programas ayudan a mejorar procesos clave, fomentar el liderazgo, el desarrollo profesional y el trabajo en equipo alineado con los objetivos de la empresa.
Como crear un departamento de Recursos Humanos en tu Empresa – Conclusión
Crear un departamento de Recursos Humanos es fundamental para el crecimiento de una empresa. Los profesionales en este ámbito evalúan a los candidatos, seleccionando aquellos que pueden aportar un valor diferencial a la organización. Además, el departamento de RR.HH. se encarga de resolver disputas, reconocer el desempeño de los empleados y preservar los valores y la cultura corporativa. Un departamento de Recursos Humanos eficiente optimiza el rendimiento del equipo, planifica el desarrollo profesional de cada empleado y reduce la rotación de personal, ahorrando costos al evitar procesos de reclutamiento constantes.
En GBS Group, creemos que tanto emprendedores como pequeñas empresas deben comprender cómo estructurar su organización y establecer un departamento de Recursos Humanos. No dudes en visitar nuestras redes sociales y blog para obtener más consejos.
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