El Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos cada año emite una amplia gama de formularios fiscales, cada uno tiene un propósito diferente y está diseñado para recopilar información específica sobre los ingresos y gastos de los contribuyentes.
En general, la declaración de impuestos puede verse cómo un gran reto para aquellas personas que no tienen experiencia, así como para quienes recién inician un pequeño negocio.
En todo caso, se recomienda preparar su declaración con anticipación a fin de evitar errores.
Resulta necesario que toda persona que tenga ingresos o que tenga un pequeño negocio en Estados Unidos esté familiarizada con la información fiscal, y en específico, con los formularios fiscales correspondientes.
Pensando en quienes están ampliando su negocio y han contratado los servicios de diferentes profesionales independientes, desarrollamos este artículo para guiar y resolver algunas dudas.
¡Continúa leyendo!
¿Qué son los formularios fiscales para declarar impuestos?
Los formularios fiscales son los documentos emitidos por el IRS donde se recopilará información importante sobre los contribuyentes, cómo los ingresos, las deducciones y las exenciones.
La información proporcionada en la declaración de impuesto será utilizada por el IRS para calcular el monto exacto de pago de impuesto que cada contribuyente debe hacer.
Adiccionalmente algunos estados y ciudades en Estados Unidos requieren de una declaración y pago de impuestos adicional cómo:
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Impuesto sobre el ingreso.
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Impuesto sobre las ventas.
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Impuesto sobre la propiedad personal.
Es importante mencionar que presentar la declaración de impuestos es obligatorio, y no hacerlo o realizarlo a destiempo, puede derivar en multas o sanciones.
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Formularios para contratistas independientes
Cómo dueño de un pequeño negocio, si cuenta con empleados lo correcto es que realice la retención de impuestos sobre los ingresos, Seguro Social o Medicare.
Por el contrario, si en su pequeño negocio no tienen empleados fijos pero si cuentan con contratistas independientes, no deberá retener ni pagar impuestos, sobre los pagos realizados a estos profesionales.
El IRS recomienda a cada dueño de negocio determinar si la persona que prestó el servicio es un empleado o contratista independiente de acuerdo a las definiciones:
- Contratista independiente: se le considera un contratista independiente o trabajador por cuenta propia cuando la persona que paga por el trabajo no tiene derecho de controlar cómo se realizará el trabajo, solo puede dirigir el resultado.
- Empleado: de acuerdo con el derecho consuetudinario el IRS indica que, se considera empleado si la persona que paga puede controlar qué y cómo se realizará el trabajo.
En función de la relación existente, tal como lo recalca el IRS, tanto el dueño del negocio o contratante, así como el trabajador por cuenta propia, tendrán diferentes responsabilidades fiscales.
¿Cómo informar los pagos a los contratistas independientes?
Si la relación laboral es como contratista independiente y no de empleador- empleado, lo primero que se debe hacer es solicitar el formulario W-9, que aplica para trabajadores independientes o contratistas independientes, freelance, o aquellos que reciben ingresos por intereses o dividendos.
En el formulario W-9 obtendrá información y datos personales del contratista independiente y que son relevantes para fines fiscales.
Generalmente el formulario W-9 se envía cuando los pagos realizados se deben reportar al IRS. Si en tu pequeño negocio obtuvieron los servicios de un contratista independiente, lo recomendable es que mantengan el formulario W-9 durante cuatro años.
Además del formulario W-9 toda pequeña empresa debe conocer y familiarizarse con los formularios 1099, W-2 y 1042-S con los que informará los pagos realizados.
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Los Formularios 1099
Las formas 1099 son tratadas por el IRS cómo “documentos informativos”, y son indicadas cuando el pequeño negocio realiza un pago durante el año calendario a un contratista o trabajador independiente.
Existen diferentes formularios 1099, es recomendable estar familiarizados con todos, sin embargo, en caso de ser un pequeño negocio que pagó a un contratista, debe presentar el formulario 1099-NEC y 1099-MISC:
Formulario 1099-NEC
Si realizó un pago de al menos $600 al año a algún contratista o trabajador independiente, que no califique como empleado, deberá presentar este formulario.
En caso de que haya obtenido los servicios de diferentes contratistas independientes durante el año, deberá presentar un formulario 1099-NEC por cada uno de ellos.
Algunos ejemplos de cuándo deberá presentar el formulario 1099-NEC:
- Le retuvo cualquier impuesto federal sobre la renta al contratista.
- Pago de servicios legales.
Formulario 1099-MISC
El formulario 1099-MISC es presentado por la empresa o el contratante, y cubre varios pagos realizados a los contratistas independientes.
Deberá presentar el formulario 1099-MISC si:
- Pagó más de $600 en alquiler o regalías.
- Servicios médicos y de atención de salud.
- Premios y reconocimientos.
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Formulario W-2
Los propietarios de pequeñas empresas deben presentar el formulario W-2 a sus empleados antes del 31 de enero. En el formulario W-2 se detalla los salarios pagados a los empleados y los impuestos retenidos de sus cheques de pago.
Es importante ser preciso al momento de llenar el formulario W-2, porque los beneficios que recibirá el trabajador cómo Medicare y Seguro Social se calcularán de acuerdo al formulario W-2.
Formulario 1042-S
El formulario 1042-S es una declaración informativa sobre ingreso de fuente estadounidense de persona extranjera sujeto a retención, su finalidad será que, el pequeño negocio declare los montos pagados a personas extranjeras.
Los formularios 1042-S se presentan de forma separada cuando:
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Cada destinatario.
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Cada tasa impositiva.
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Cada tipo de ingreso pagado al destinatario.
Se puede confundir el formulario 1042-S con el formulario 1042, sin embargo, el 1042 sobre la declaración anual de retención de impuestos para ingresos de personas extranjeras de fuente estadounidense, declarará sobre cuántos de los ingresos informados serán retenidos, en todo caso, sobre los pagos indicados en el 1042-S.
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Ya sea la declaración de impuestos individual o de su pequeño negocio, dejar todo para último minuto puede ser un grave error.
El IRS no deja pasar los errores y tampoco los incumplimientos, si quieres estar limpio a nivel fiscal, lo correcto es conocer sobre los impuestos que corresponden de acuerdo a la situación particular e ir preparando la declaración con anticipación.
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