La temporada de huracanes ya comenzó, de acuerdo con Servicio Meteorológico Nacional de la NOAA, este año 2024 la temporada de huracanes será del 1 de junio y se puede extender hasta finales de noviembre, donde se espera que la actividad sea incluso superior a lo normal.
En este sentido, estos fenómenos naturales pueden ser impredecibles y son incontrolables, pasando de ser una tormenta a un huracán en cuestión de horas, afectando y destruyendo todo a su paso y lógicamente, la actividad comercial no se escapa de ellos.
Con estos pronósticos se encienden las alarmas y nos indican que es momento de comenzar con la preparación para huracanes.
¿Qué deben hacer los negocios durante la temporada de huracanes?
Cómo pequeño empresario, lo primero que debes hacer es enfocarte en mantener la calma, ya que serás responsable de que tu negocio continúe existiendo luego de la tormenta. Y lo segundo que debes hacer será leer la siguiente lista de consejos para que tu negocio consiga superar la temporada de huracanes.
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Planifícate y anticípate
Ya sabemos que vendrán las tormentas y los huracanes, y lo que podemos hacer para mantenerlo operativo será planificar y anticiparnos de la siguiente manera:
1.1 Manténgase comunicado
Siga de cerca el desarrollo de las tormentas y huracanes a través de los medios de comunicación oficiales, tales cómo la NOAA o radios y páginas de información locales. Esto es especialmente importante si su negocio se encuentra en áreas susceptibles a daños directos, como inundaciones o afectaciones a la infraestructura.
También es fundamental estar preparado para posibles interrupciones temporales en servicios básicos como electricidad y agua, tomando precauciones adicionales según sea necesario.
1.2 Botiquín de emergencia
Aunque su zona no se vea directamente afectada con los huracanes, en la temporada de tormentas siempre será aconsejable mantener un botiquín de emergencia, donde incluya:
- Medicina básica.
- Alcohol.
- Banditas para las heridas.
- Gasas esterilizadas.
- Agua potable.
- Alimentos no perecederos.
En caso de tener empleados, considere tener cantidad suficiente para cada uno, por otra parte, cada empleado deberá saber donde se encuentra dicho botiquín.
Además del botiquín de emergencia con alimentos y medicina, debes guardar algunas lámparas, baterías, extintores y por último, alguna cartelera donde incluyas información básica de cada empleado, cómo las vías de comunicación con los empleados y datos sobre su salud, por ejemplo, las medicinas que toma o si tiene alguna enfermedad o condición.
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Respalda su información y datos
Actualmente lo más recomendable es tener información importante almacenada en la nube, de esta manera el negocio siempre tendrá un respaldo. En el mercado existen proveedores confiables de alojamiento, respaldo de datos y recuperación ante desastres. Explora las distintas ofertas.Igualmente, procura respaldar la información en un disco duro externo que puedas llevar contigo en caso de emergencia y con el que podrás acceder a la información del negocio desde cualquier equipo.
Es importante que periódicamente te cerciores de que los datos están correctamente almacenados y protegidos, y en caso de tener que cerrar el negocio durante la tormenta, trata de resguardar los equipos, dejándolos desconectados y en un lugar alto, protegidos del agua.
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Seguridad física
Si el negocio físico está en una zona que posiblemente se verá afectada por las tormentas o huracanes entonces debe pensar en la infraestructura y en aquello que rodea su negocio y que puede representar peligro.
Invierta en reforzar sus ventanas para que sean resistentes contra los vientos de un huracán y contra los impactos de los escombros. Refuerce las puertas y techos con anticipación, para que puedas minimizar la mayor cantidad de daños.
¿Cómo cuidar la mercancía en la temporada de huracanes?
Según la FEMA; cerca del 25% de las pequeñas empresas no logran reabrir sus puertas tras un desastre natural, esta situación se debe a las considerables pérdidas materiales que pueden dejar a estos negocios en bancarrota, incapaces de recuperarse.
Es importante que, además de proteger la infraestructura del negocio, sean capaces de prevenir pérdidas de mercancía. Para ello, es recomendable contar con un plan de almacenamiento, como el traslado de la mercancía a un lugar seguro antes de que la tormenta o huracán impacte.
Aunque puede resultar imposible resguardar todo el inventario, esta medida evitará que el desastre se lleve la totalidad de la mercancía.
Asimismo, es fundamental planificar los envíos de mercancía, y si es posible posponer o redirigir los envíos que coinciden con la tormenta, se debe hacer, aun si ello implica costos adicionales.
Recuerda, es importante informar a los clientes sobre estas acciones que se deben tomar de emergencia.
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Mantén un seguro y un fondo para emergencias
En la preparación para huracanes hay dos medidas que no puedes dejar de lado al momento de respaldar tu negocio: tener un seguro y un fondo para emergencias.
¿Cuánto debería ser el fondo para emergencias? No hay un consenso único entre los expertos, algunos aluden que al menos el equivalente a 3 meses de gastos operativos. Contar con este fondo e incluso, tu caja chica le permitirá hacer frente a las eventualidades puntuales de forma inmediata.
Por otra parte, además de los seguros exigidos por la ley, la Small Business Administration recomienda adquirir un seguro que cubra contra cualquier tipo de riesgo comercial, cómo por ejemplo, cualquier pérdida financiera o desastres naturales.
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Considera la posibilidad del trabajo remoto
Cuando sea factible, es fundamental que todo el equipo de trabajo se reubique en sus hogares o en un lugar seguro durante la temporada de huracanes, porque esto asegura la integridad del equipo y el funcionamiento continuo del negocio.
Implementar un plan de continuidad permitirá organizar las actividades esenciales tanto durante como después del huracán o tormenta. Este plan incluye establecer rutas de trabajo para los empleados, asegurando que el equipo mantenga la comunicación tanto internamente como con el público y los clientes.
En este sentido, la utilización de tecnología adecuada, como herramientas de comunicación en línea y sistemas de gestión remota, facilitará la productividad y la colaboración entre equipos dispersos. En este caso, también será importante que los empleados estén preparados y equipados con los recursos necesarios para trabajar desde casa, lo que incluye acceso a internet confiable, dispositivos seguros y capacitación previa en el uso de herramientas digitales.
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Una auditoría o inventario te ayudará a organizarte
Realizar una auditoría o inventario antes de la temporada de huracanes ayudará a identificar qué activos son esenciales para el negocio y cuáles podrían estar en riesgo, este proceso se realiza incluyendo tanto activos físicos (como equipos, mercancía e instalaciones) como activos intangibles (como datos y propiedad intelectual).
Además, tener un inventario actualizado facilita la implementación de medidas preventivas, proporcionando una base sólida para crear un plan detallado de continuidad del negocio. En este plan se establecen procedimientos para recuperar rápidamente las operaciones después de un huracán, reduciendo al mínimo el tiempo de inactividad.
Por último, mantener un inventario actualizado agiliza el proceso de reclamación con las compañías de seguros en caso de pérdidas, asegurando una compensación rápida y eficiente.
Preparando a tu negocio para la temporada de huracanes – Conclusión
Preparar un negocio para la temporada de huracanes es un trabajo intenso, pero cuando se trata de proteger el negocio, la inversión y sobre todo, el esfuerzo que lleva tenerlo, nada es excesivo.
Sin embargo, es recomendable informarse sobre cuáles son las medidas que mejor se pueden adaptar al negocio y cuáles pueden ser verdaderamente necesarias, para esto, siempre lo más recomendable será informarse con los medios y autoridades locales que puedan ofrecer una guía adaptada a cada situación.
Esperamos que estos consejos para la temporada de huracanes sean útiles, en GBS Group nos preocupamos por tu negocio, pero ante todo, por tu seguridad.
