Domina la gestión de nómina y mantén tu empresa en regla

La administración de la nómina es un aspecto fundamental para cualquier empresa en Estados Unidos. No solo implica pagar salarios, sino también cumplir con una serie de regulaciones fiscales y laborales que pueden ser complejas. A continuación, desglosaremos todo lo que un empresario debe saber para manejar la nómina de manera efectiva y cumplir con la ley.

Antes de contratar: preparación y requisitos

Antes de contratar empleados en EE.UU., es fundamental cumplir con ciertos requisitos legales y administrativos:

• Registrar a la empresa ante el IRS y obtener un EIN (Employer Identification Number).

• Determinar si el trabajador será empleado o contratista independiente.

• Verificar la elegibilidad de empleo a través del formulario I-9.

• Solicitar a los empleados que completen el formulario W-4 para determinar la cantidad de impuestos a retener.

Empleado vs. contratista: ¿cuál es la diferencia?

Uno de los primeros aspectos que debes considerar al contratar personal en EE.UU. es si serán empleados o contratistas independientes. La clasificación es crucial porque afecta los impuestos, beneficios y responsabilidades legales.

Para determinar si te conviene clasificar a un trabajador como empleado o contratista independiente, debes evaluar el nivel de control que tienes sobre sus tareas y la relación laboral. Algunos factores clave a considerar incluyen:

• Grado de control: Si determinas cómo, cuándo y dónde se realiza el trabajo, probablemente sea un empleado. Si el trabajador tiene autonomía y decide sus propios horarios y métodos, puede ser un contratista.

• Dependencia financiera: Si la persona depende económicamente de tu empresa y no ofrece sus servicios a otras empresas, es más probable que sea un empleado.

• Beneficios y pago: Los empleados suelen recibir beneficios como seguro de salud y planes de retiro, mientras que los contratistas no. Además, los empleados tienen impuestos retenidos de su salario, mientras que los contratistas son responsables de pagarlos por su cuenta.
  Para asegurarte de cumplir con la clasificación correcta, puedes usar herramientas del IRS, como la prueba de los "20 Factores de Control" o presentar el Formulario SS-8 para obtener una determinación oficial.

Formulario I-9: verificación de elegibilidad para trabajar

El formulario I-9 es un documento obligatorio para todos los empleados nuevos en EE.UU. que permite verificar su identidad y autorización para trabajar en el país. Debe completarse dentro de los tres días posteriores a la contratación y mantenerse archivado por al menos tres años después de la fecha de contratación o un año después de la terminación del empleo, lo que ocurra más tarde.

Formulario W-4: retención de impuestos

El formulario W-4 permite a los empleados indicar cuántos impuestos deben retenerse de su salario. Factores como dependientes y estado civil influyen en el monto retenido. Los empleados pueden actualizar este formulario en cualquier momento.

Acá te dejamos la guía completa sobre el formulario W-4.

Durante la contratación: procesos y cálculo de nómina

Una vez que los empleados han sido contratados, es esencial establecer un proceso de nómina eficiente. Esto incluye entender la terminología clave y calcular los pagos correctamente.

Terminología clave en la nómina

Para entender cómo funciona la nómina, es fundamental conocer algunos términos clave:

• Salario bruto: El monto total antes de deducciones.

• Deducciones: Retenciones de impuestos federales, estatales, seguridad social y Medicare.

• Salario neto: El monto que el empleado recibe después de deducciones.

• Retención de impuestos: Cantidad descontada del salario para el pago de impuestos.
  

• FICA (Federal Insurance Contributions Act): Impuestos destinados a Seguridad Social y Medicare.
  

• Overtime (Horas extra): Pago adicional para empleados no exentos que trabajen más de 40 horas semanales.
  

Pago de horas extras (Overtime)

Según la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), el pago de horas extras depende de la clasificación del empleado:

Empleados no exentos: Los empleados no exentos tienen derecho a recibir 1.5 veces su salario regular por cada hora trabajada después de 40 horas en una semana laboral. Estos empleados generalmente ocupan puestos por hora o trabajos que no cumplen con los criterios establecidos por la FLSA para ser considerados empleados exentos.

Empleados exentos: Los empleados exentos no tienen derecho a pago de horas extras, ya que reciben un salario fijo independientemente del número de horas trabajadas. Para ser clasificado como exento, el empleado debe cumplir con ciertos criterios salariales y de funciones, como:

• Percibir un salario mínimo anual de $35,568.

• Ocupar un puesto administrativo, ejecutivo o profesional según lo definido por la FLSA.

• Ejercer funciones que impliquen toma de decisiones y autonomía en su trabajo.

Es fundamental clasificar correctamente a los empleados para evitar sanciones legales y cumplir con las normativas laborales.

Ahora que ya has determinado qué tipo de empleado tienes, has completado los formularios y tu empleado comenzó a trabajar, es hora de pagarle. Pero ¿sabes hacer el cálculo del pago de la nómina?

Para calcular correctamente el salario de un empleado, se deben seguir estos pasos:

• Determinar el salario bruto basado en el contrato laboral.

• Calcular las deducciones aplicables (impuestos federales, estatales, seguridad social, Medicare y cualquier otro beneficio).

• Determinar el salario neto, es decir, la cantidad final que el empleado recibirá.

• Realizar el pago mediante depósito directo o cheque.

Al momento del despido o terminación del contrato

Cuando un empleado deja de trabajar para la empresa, ya sea por despido o renuncia, el empleador debe cumplir con ciertos requisitos:

• Pago final: Se debe liquidar el salario pendiente y cualquier beneficio acumulado.

• Entrega del formulario W-2: Para que el empleado pueda reportar sus ingresos en la declaración de impuestos.

Obligaciones fiscales anuales

Los empleadores deben presentar varios formularios ante el IRS y otras agencias:

• Formulario 941: Reporte trimestral de impuestos sobre la nómina.

• Formulario W-2: Documento anual que detalla ingresos y retenciones de los empleados.
  

• Formulario 1099-NEC: Para reportar pagos a contratistas independientes.
  

• Formulario 940: Informe anual de impuestos al desempleo federal.

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Administrar la nómina en EE.UU. es un proceso complejo que requiere cumplimiento normativo y precisión en los cálculos. Un error puede resultar en sanciones o problemas con los empleados.

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