Completar correctamente el formulario W-4 es esencial para garantizar que la retención de impuestos de tu sueldo sea precisa. En esta guía te explicamos paso a paso cómo llenarlo y te acercamos también algunos tips importantes para tener en cuenta al momento de su presentación.
¿Qué es el formulario W-4?
Para comenzar, debemos entender primero qué es el formulario W-4. El formulario W-4, conocido como Certificado de Retenciones del Empleado, se utiliza con la finalidad de informar a tu empleador cuánto dinero debe retener de tu salario para pagar tus impuestos federales.
En este sentido, se hace mucho hincapié en que debes llenar este formulario cuando inicias un nuevo empleo o cuando experimentas cambios significativos en tu vida, como el nacimiento de un hijo, matrimonio o divorcio. ¿Por qué? Porque dependiendo de la declaración que hagas en este formulario, se aumentará o reducirá el porcentaje de retención.
Una vez hayas descargado la última versión del formulario, procederemos a completarlo.
Pasos para llenar el formulario W-4
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Información personal
Ingresa tu nombre completo, dirección, número de seguro social, y estado civil. Esto asegura que tu empleador tenga la información correcta para calcular tus retenciones y enviar tus formularios W-2 al final del año.
- Anota tu nombre completo, inicial del segundo nombre, apellido y número de seguro social.
- Ingresa tu dirección completa, incluyendo apartamento o suite, ciudad, estado y código postal.
- Marca la casilla que describe tu estado civil: soltero(a), casado(a) presentando tu declaración en conjunto, casado(a) presentando tu declaración por separado, o cabeza de familia (esto es para aquellas personas que tienen dependientes a su cargo pero no están casadas).
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Múltiples empleos o cónyuge trabajando
Si tienes más de un empleo o tu cónyuge también trabaja, completa esta sección. La cantidad correcta de retención depende de los ingresos obtenidos y combinados de todos los empleos.
Esto quiere decir que si tienes dos trabajos, deberás entregar un W-4 a cada empleador y asegurarte de que ambos sepan de tus múltiples empleos para evitar retenciones incorrectas. A partir de aquí, deberás completar el formulario siempre teniendo en cuenta tu salario más alto.
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Reclamación de dependientes
Anota el número de dependientes (hijos menores de 17 años o familiares dependientes) y multiplica por los montos permitidos.
- Por ejemplo: Si tienes dos hijos menores de 17 años y tu ingreso combinado es menor a $400,000, multiplica 2 x $2,000 = $4,000.
- Ejemplo 2: Si tus padres dependen de ti, el monto a considerar son $500. En este caso, deberás multiplicar 2 x $500 = $1,000.
Por lo tanto, al final del punto 3 deberás completar la suma del ejemplo 1 y el ejemplo 2 = $5,000.
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Otros ajustes (opcional)
Aquí puedes declarar ingresos adicionales, deducciones que no son de empleo, o solicitar retenciones adicionales. Esto es útil si tienes ingresos de trabajos por cuenta propia o inversiones.
- Por ejemplo, si deseas una retención adicional de $200 cada período de pago, anótalo aquí.
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Firma y fecha
Firma y fecha el formulario para confirmar que toda la información es correcta y verídica.
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Información del empleador
Tu empleador completará esta sección con su nombre, dirección, fecha de empleo y su Número de Identificación del Empleador (EIN).
A continuación, en la siguiente hoja podremos ver las instrucciones generales en caso de que necesitemos entender un poco más acerca de los alcances de algún punto.
Hojas de trabajo adicionales
En la página tres del formulario encontrarás hojas de trabajo para calcular retenciones adicionales si tienes múltiples empleos. Completa estos cálculos para asegurarte de que las retenciones sean precisas y evita sorpresas al momento de declarar impuestos.
Si estás casado y presentas una declaración en conjunto con tu cónyuge (es decir, cada uno tiene un empleo), deberás encontrar el monto en la tabla correspondiente de la página cuarta.
¿Cómo leer la tabla de la página cuatro?
En la columna derecha de la tabla se detallan los valores de lo que será tu salario más alto. Supongamos que percibes $50,000: la celda que corresponde a este salario será la del rango entre $50,000 y $59,000.
En la fila superior, entonces, seleccionaremos el monto del salario más bajo. En este sentido, supongamos que tu cónyuge percibe un poco menos: su monto será entre $40,000 y $49,000.
Ahora buscaremos la intersección entre ambas coordenadas y encontraremos que el número correspondiente será $3,740. Por lo tanto, este será el monto que deberes colocar en el apartado uno “Dos empleos”.
El mismo valor obtenido a partir de la tabla, será el que debes dividir entre los períodos de pago. Para ello, supongamos que tu período de pago es cada dos semanas, por lo tanto colocaremos el número 26 en el punto tres y el resultado de la división entre $3,740 y 26 será tu retención, que deberá detallarse en el punto cuatro:
- Punto tres: 26 (períodos de pago)
- Punto cuatro: $3,740 / 26 = $143.85
Consejos Prácticos
- Usa la versión más reciente del formulario: Asegúrate de descargar el formulario W-4 en IRS.gov.
- Consulta a un contador: Si tienes dudas sobre cómo llenar el formulario, consulta con tu contador para evitar errores.
- Revisa anualmente: Revisa y actualiza tu W-4 cada año o cada vez que experimentes un cambio importante en tu vida.
Te recomendamos que mantengas tu información fiscal actualizada para evitar problemas con el IRS. Organiza tus documentos y revisa cualquier cambio en las leyes fiscales que puedan afectarte. Si necesitas ayuda para entender o llenar tu formulario W-4, estamos aquí para asistirte.
En GBS Group, somos especialistas en impuestos para empresas y personas que desean cumplir con sus obligaciones fiscales en Estados Unidos. Si necesitas más información u orientación sobre cualquier otro aspecto de la presentación de impuestos, no dudes en contactarnos. Estamos aquí para ayudarte a navegar este proceso con facilidad y confianza.