Seleccionar el período adecuado para tu nómina es muy importante, una vez establecido es difícil cambiarlo.
La realidad es que se le da poco pensamiento a este tema pero puede ahorrar muchos dolores de cabeza administrativos mientras su negocio crece.
¿Qué es el Período de Nómina?
El período de nómina o “payroll period” está definido en la sección 3401(b) del Código de Rentas Internas, como el lapso de tiempo por el cual los negocios normalmente pagan a sus empleados.
Este puede ser:
- Semanal (Weekly- se paga por ejemplo todos los viernes)
- Quincenal (Semi-Monthly – pagas el 15 y el último día de cada mes)
- Bi-Semanal (Bi-Weekly – cuando pagas cada 2 viernes, por ejemplo)
- Mensual (Monthly – pagas el último de cada mes).
¿Por qué es importante?
La correcta aplicación de los períodos de pago es esencial para que los empleados se sientan cómodos y asegurar un buen cumplimiento de formalidades.
Como empleador debes buscar un equilibrio entre los gastos de gestión de la nómina y la preferencia de los empleados por pagos más frecuentes.
Así que antes de tomar una decisión sobre el período de pago como flujo de caja y liquidez del negocio.
Períodos de pago más comunes y sus ejemplos
En los siguientes ejemplos explicamos los períodos más comunes. En amarillo se resalta el período del pago y en naranja la fecha en donde se le deposita al empleado.
Es importante recordar que si se usa depósito directo, por lo general, se requieren dos días de anticipación en el procesamiento.
Mensual (Monthly)
Una nómina mensual se procesa una vez al mes. Normalmente el primero o último día del mes.
Este período es bueno para compañías con pocos empleados, ejecutivos, o personal con compensación alta.
Genera 12 pagos de nómina anual.
Quincenal (Semi-Monthly)
Una nómina quincenal normalmente se paga el 15 del mes y el último día (o primer día) del mes.
Este período es bueno para compañías con empleados por salario.
Genera 24 pagos de nómina anual.
Bi-Semanal (Bi-Weekly)
Una nómina bi-semanal se paga cada dos semanas.
Este periodo es excelente para compañías con empleados por hora.
Aunque se puede pagar el día que cierra el período. Nuestra recomendación es pagar el siguiente viernes.
De esta forma se tiene la posibilidad de que el gerente o administrador valide la información y se procese el depósito directo.
Semanal (Weekly)
Una nómina semanal, como su nombre alude, se paga cada semana.
Este periodo es conveniente para compañías con empleados por hora que tienen alta rotación.
Aunque se puede pagar el día que cierra el periodo, recomendamos pagar el siguiente viernes.
De esta forma de validar la información y procesar los pagos.
Para finalizar
No tomes el período de nómina a la ligera.
Comprender las diversas opciones de programación y las implicaciones de cada una de ellas te ayudará a determinar cuál se ajusta mejor a tu modelo de negocio.
