Cuando un negocio crece y se expande, sin lugar a duda llega el momento en el cual la carga de trabajo se vuelve demasiado fuerte para una sola persona y por lo tanto se debe contratar a alguien para ayudar. Reclutar a su primer empleado es un hito a celebrar, pero también requiere una cuidadosa consideración de las leyes y regulaciones vigentes en los Estados Unidos.
Los siguientes pasos pueden ayudarlo a iniciar el proceso de contratación y asegurarse de que su empresa cumpla con las regulaciones federales y estatales.
Antes de contratar a su primer empleado, usted necesita obtener un Número de Identificación de Empleador (EIN) emitido por el IRS. El EIN es necesario para la presentación de informes de impuestos y otros documentos ante IRS, así como cuando se reporta información acerca de sus empleados a las agencias estatales.
De acuerdo a la ley, usted debe guardar un registro de los impuestos de empleo durante al menos cuatro años. Mantener buenos registros también puede ayudar a controlar el progreso en su negocio, preparar estados financieros, realizar un seguimiento de los gastos deducibles y preparar sus declaraciones de impuestos.
Hay tres tipos de retención de impuestos que usted necesita para su negocio:
Durante los primeros 3 días de trabajo de su empleado, usted debe completar el Formulario I-9, que requiere a los empleadores examinar documentos para confirmar la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE.UU. Los empleadores sólo pueden solicitar la documentación especificada en el formulario I-9.
Los empleadores no tienen que presentar el formulario I-9 ante el gobierno federal, pero si están obligados a mantenerlos en el expediente durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de terminación del empleado, lo que suceda primero.
Los empleadores pueden utilizar la información tomada del Formulario I-9 para verificar electrónicamente la elegibilidad de empleo de los empleados recién contratados registrándose con el sistema E-Verify.
Cada vez que usted contrate a un empleado, usted está en la obligación de registrar dicha contratación ante el directorio estatal durante de los 20 días sub-siguientes a la fecha de contratación. Cada estado tiene un registro especifico para las contrataciones, así como sus propias páginas web.
Todo negocio con empleados debe tener cobertura de seguro de compensación a través de un proveedor comercial, o a través del programa de Seguros de Compensación para Empleados de su estado.
En general, los empleadores que pagan salarios sujetos a una retención del impuesto sobre la renta, impuestos del Seguro Social y Medicare, deben presentar el formulario 941, Declaración Trimestral del Impuesto Federal del Empleador ante el IRS con el fin de evitar sanciones.
El mantenimiento de un lugar de trabajo saludable y justo, proporcionar beneficios, y mantener informados a sus empleados acerca de las políticas de su empresa son claves para el éxito de su negocio.
El tener archivos organizados de sus documentos, así como de las prácticas y procedimientos de su empresa lo ayudarán a crear un mejor ambiente de trabajo.
Si usted sigue los consejos que le hemos dado, estará encaminado hacia el éxito. El mantener una fuerza de trabajo sana y próspera ayudará a su empresa a crecer y a lograr todo lo que usted ha planeado.
En GBS Group no sólo lo ayudamos a establecer su negocio y ponerlo en funcionamiento, también queremos estar con ustedes en cada paso del camino.
Desde entrenamientos específicos para usted como empleador, hasta ayudarlo a mantener un ambiente de trabajo saludable, estamos aquí para guiarlo y ayudarlo a crecer. Póngase en contacto con nosotros para que podamos empezar a trabajar en su futuro.