Cuando un negocio crece y se expande, sin lugar a duda llega el momento en el cual la carga de trabajo se vuelve demasiado fuerte para una sola persona y por lo tanto se debe contratar a alguien para ayudar. Reclutar a su primer empleado es un hito a celebrar, pero también requiere una cuidadosa consideración de las leyes y regulaciones vigentes en los Estados Unidos.
Los siguientes pasos pueden ayudarlo a iniciar el proceso de contratación y asegurarse de que su empresa cumpla con las regulaciones federales y estatales.
Obtenga un Número de Identificación de Empleador (EIN)
Antes de contratar a su primer empleado, usted necesita obtener un Número de Identificación de Empleador (EIN) emitido por el IRS. El EIN es necesario para la presentación de informes de impuestos y otros documentos ante IRS, así como cuando se reporta información acerca de sus empleados a las agencias estatales.
Establezca registros para la retención de impuestos
De acuerdo a la ley, usted debe guardar un registro de los impuestos de empleo durante al menos cuatro años. Mantener buenos registros también puede ayudar a controlar el progreso en su negocio, preparar estados financieros, realizar un seguimiento de los gastos deducibles y preparar sus declaraciones de impuestos.
Hay tres tipos de retención de impuestos que usted necesita para su negocio:
- Retención impuestos federales sobre ingresos: Cada empleado debe proporcionar a su empleador un certificado de retención de exención firmado (Formulario W-4, Federal Income Tax Withholding), en o antes de la fecha de inicio del empleo. El empleador debe a su vez presentar el Formulario W-4 ante el IRS.
- Informe Federal de Salarios e Impuestos: Cada año, los empleadores deben informar al Gobierno Federal de los salarios pagados y los impuestos retenidos a cada empleado. Este informe se presenta utilizando el Formulario W-2. Los empleadores deben completar un formulario W-2 para cada empleado al cual pagan un sueldo, salario u otra compensación, y luego enviar el original de estas formas a la Administración del Seguro Social antes del último día del mes de Febrero.
- Impuestos Estatales: Dependiendo del estado en el que se encuentren establecidos sus empleados, puede que usted deba retener impuestos estatales. Visite la página de los impuestos estatales y locales de su estado para más información.
Verificación de Elegibilidad del empleado
Durante los primeros 3 días de trabajo de su empleado, usted debe completar el Formulario I-9, que requiere a los empleadores examinar documentos para confirmar la elegibilidad del empleado para trabajar en los EE.UU. Los empleadores sólo pueden solicitar la documentación especificada en el formulario I-9.
Los empleadores no tienen que presentar el formulario I-9 ante el gobierno federal, pero si están obligados a mantenerlos en el expediente durante tres años después de la fecha de contratación o un año después de la fecha de terminación del empleado, lo que suceda primero.
Los empleadores pueden utilizar la información tomada del Formulario I-9 para verificar electrónicamente la elegibilidad de empleo de los empleados recién contratados registrándose con el sistema E-Verify.
Regístrese con el Programa de Información de Nuevas contrataciones de su Estado
Cada vez que usted contrate a un empleado, usted está en la obligación de registrar dicha contratación ante el directorio estatal durante de los 20 días sub-siguientes a la fecha de contratación. Cada estado tiene un registro especifico para las contrataciones, así como sus propias páginas web.
Obtenga un seguro de compensación para sus empleados
Todo negocio con empleados debe tener cobertura de seguro de compensación a través de un proveedor comercial, o a través del programa de Seguros de Compensación para Empleados de su estado.
Declare sus impuestos
En general, los empleadores que pagan salarios sujetos a una retención del impuesto sobre la renta, impuestos del Seguro Social y Medicare, deben presentar el formulario 941, Declaración Trimestral del Impuesto Federal del Empleador ante el IRS con el fin de evitar sanciones.
Organícese y manténganse informado
El mantenimiento de un lugar de trabajo saludable y justo, proporcionar beneficios, y mantener informados a sus empleados acerca de las políticas de su empresa son claves para el éxito de su negocio.
El tener archivos organizados de sus documentos, así como de las prácticas y procedimientos de su empresa lo ayudarán a crear un mejor ambiente de trabajo.
Si usted sigue los consejos que le hemos dado, estará encaminado hacia el éxito. El mantener una fuerza de trabajo sana y próspera ayudará a su empresa a crecer y a lograr todo lo que usted ha planeado.
En GBS Group no sólo lo ayudamos a establecer su negocio y ponerlo en funcionamiento, también queremos estar con ustedes en cada paso del camino.
Desde entrenamientos específicos para usted como empleador, hasta ayudarlo a mantener un ambiente de trabajo saludable, estamos aquí para guiarlo y ayudarlo a crecer. Póngase en contacto con nosotros para que podamos empezar a trabajar en su futuro.