Ask GBS 001: Sesión de preguntas y respuestas con Maria Antonietta Diaz

Vea el video de nuestra primera sesión de Preguntas y Respuestas junto a nuestra CEO - Maria Antonietta Diaz, los temas tratados están relacionados a oportunidades de negocio, contabilidad, finanzas, arranque de negocios, puede sintonizar estas transmisiones en vivo a través de nuestra plataforma de Facebook Live,

Estas fueron las preguntas, y el momento en el video en el cuál fueron respondidas:

• ¿Qué debo hacer para preparar mi empresa para el cierre del año? 0:53
• ¿Qué son los pagos estimados de impuestos? 2:28
• ¿Si mi empresa está dando pérdidas durante este año tengo que hacer pagos estimados? 3:49
• ¿Cómo determino si tengo que entregarle a un contratista un Formulario 1099? 4:45
• ¿Existen otros tipos de Formulario 1099 a entregar? 6:55
• Me gustaría entregar un bono a mis empleados, ¿Cómo debo hacerlo? 7:57
• ¿Qué cambios trae la nueva legislación de impuestos? 9:50

Puede encontrar la transcripción completa del video aquí:

Hola muy buenas tardes esta es nuestra primera sesión de preguntas y respuestas, donde vamos a estar constantemente dándoles información útil, para responder a sus dudas de negocios, de contabilidad, de impuestos, de arranque de negocio.

Así que ahora vamos a responder algunas de las preguntas.

Vamos a tener adicionalmente otra sesión el 27 de diciembre. Y vamos a hablar también de la nueva ley de impuestos el 17 de diciembre.

Así que constantemente vamos a estar mostrándoles información de utilidad para que puedan ser exitosos y desarrollar su negocio, ahora vamos a arrancar con nuestra sesión de preguntas y respuestas.

¿Qué cosas debo hacer para preparar mi empresa para el cierre del año?

Para prepararse para el cierre del año es super importante que tengan por supuesto su contabilidad actualizada. Lo ideal en ese caso es que la contabilidad pudieran tenerla actualizada, no solo para efectos de preparar la declaración. Sino que puedan utilizar la contabilidad como una herramienta para la toma de decisiones.

Y para eso lo ideal sería mensual, o como mínimo trimestralmente. Para que puedan tener información actualizada que pueda permitirles darse cuenta por donde van, hacia dónde van y tomar correctivos apropiadamente.

Así que lo mejor es que puedan hacerlo en forma consistente, mensual o trimestral. Si no han hecho aún la actualización de su contabilidad, pues lo mejor es que traten ahora antes de que comience todo el... todo el mundo empieza a actualizar y los contadores nos ponemos bien ocupados.

Que puedan actualizar al menos hasta octubre o noviembre. Antes de que comience toda esta fase de los cierres, la temporada de impuestos. Así que les recomiendo que lo antes posible se comuniquen con su contador o nos llamen para poder actualizar al menos hasta octubre y que así de esta manera no se junten con todos los cierres que tienen que hacerse en marzo o en abril.

¿Qué cosas son los pagos de impuestos, estimados de impuestos?

Los pagos estimados de impuestos son porciones que tienes que ir pagando durante el año, del impuesto que te corresponde pagar. O una estimación que hay que hacer y esa estimación se hace en base a las ganancias que tuvieron, que su empresa tuvo el año anterior.

Lo ideal para estar bien y no tener problemas es estimar un 110% de la ganancia del año anterior. Y en esa del pago, perdón del año pasado.

Así que con eso estarían seguros para evitar multas e intereses y tienen que irlo pagando trimestralmente. Si no han hecho pagos estimados hasta ahora, ya están tarde. Así que lo recomendable es que lo antes posible, pues saquen una cuenta.

Por eso es importante tener la contabilidad también actualizada. Porque los pagos estimados también pueden ajustarse en función de la real ganancia que estén dando este año.

Pero si no tienen la contabilidad, por lo menos el 110% de lo que se pagó el año anterior, deberían pagarlo en pagos estimados. Y el último pago estimado es con la declaración. Pero deberían haber adelantado ya durante todo el año.

¿Si mi empresa está dando pérdidas durante este año tengo que hacer pagos estimados?

Si la estimación es que no van a dar ganancia, pues no es necesario hacer pagos estimados. Pero, la realidad es que necesitan tener la contabilidad actualizada. Por eso es que les comentaba al inicio lo importante de actualizar en forma consecuente su contabilidad.

Porque le va a permitir tomar decisiones, evitar multas, evitar contratiempos, aprovechar cosas que pueden hacer antes del cierre. Que ya después del cierre no son factibles hacerlas.

Así que la recomendación siempre es utilizar la compatibilidad, no solo para efectos de presentar o cumplir la obligación legal y presentar una declaración. Sino que la utilicen como una herramienta para la toma de decisiones y que los va a ayudar y acompañar para que su negocio pueda ser exitoso.

¿Cómo determino si tengo que darle a un contratista una 1099?

OK, una 1099 es un documento que engloba el monto que se le pagó en el año a un contratista independiente. Eso es una 1099-miscellaneous.

Los contratistas independientes son personas naturales o compañías LLC que tienen un solo dueño. Son sole-member y a los abogados si usted le paga más de $600 dólares en el año a una persona, o a una LLC que es de un solo dueño, o un abogado, usted tiene que emitir una 1099-miscellaneous y enviarla al IRS.

Darle una copia a la persona y para eso es muy importante que todos los contratistas que usted tenga, así sea que le va a pagar más o menos, no importa le llenen una W-9. Con la documentación/información necesaria para poder preparar la 1099-miscellaneous, nos pasa mucho que al final del año hay que emitir 1099 y no tenemos la información requerida.

La W-9 les ayuda a recopilar esa información al momento que se inicia la relación con ese contratista. Donde le va a decir el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal. Y con esa información se puede preparar la 1099, donde va a estar el total de los pagos que le hizo en el año a ese contratista independiente.

Así que es bien importante que puedan tener la información recopilada con anticipación para evitar carreras a última hora. Y que puedan también tener cuánto se le pagó a cada contratista.

Por eso lo importante de tener la contabilidad. Porque esas 1099 pues hay que hacerlas al principio del año. Entonces, es bastante rápido que hay que tener la información para cumplir con el deadline del IRS.

¿Hay otros tipos de 1099 que hay que entregar?

Sí, hay varios tipos de 1099; 1099 de intereses, en el caso de que hayan pagado intereses. Hay 1099 de dividendos si los socios se pagaron dividendos. En fin, hay una variedad y pues tienen que consultar con su contador, con mucho gusto pueden llamarnos y los ayudamos a cumplir con todos esos requerimientos.

Adicionalmente, si también hicieron pagos a extranjeros, hay otros requerimientos que tienen que cumplir. Otros tipos de forma, como la 1042-S. Entonces es bien importante que puedan reunirse con tiempo para evitar carreras de última hora o que se presenten formas extemporáneamente, porque pues acarrean multas, intereses y consecuencias.

Además de que también las personas que reciben esos documentos, los necesitan para preparar sus declaraciones de impuestos.

Quiero dar un bono a mis empleados, ¿tengo que hacer algo?

Si quieren dar, constantemente nos hacen la pregunta sobre los bonos porque consideran o tienen como idea de que no hay que hacer retención, como es un pago único no es necesario incluirlo como parte de la nómina.

Es muy importante que si ustedes tienen un empleado, una persona en relación de dependencia, donde le pagan un salario y le hacen deducciones. Cualquier otro pago adicional que le hagan, así sea una vez al año como una bonificación especial, también va a tener que estar incluido en esos gananciales que se van a reportar en la W-2 al final del año.

Y van a tener que hacer las retenciones respectivas y pagar los impuestos como la parte patronal de esa bonificación que le den. No es adecuado hacerle a una persona una W-2 y una 1099 aparte por una bonificación especial, especial que le hayan dado.

Lo que define si la persona es un empleado o es un contratista independiente es el tipo de relación que tienen con esa persona. Si esa persona tiene/cumple un horario, si esa persona usa las herramientas suyas, que usted le brinda, usa su uniforme esa persona tiene una relación de dependencia. Y por ende eso es lo que va a definir de que manera tiene que pagarle y tendría que pagarle con una W-2, como un empleado en relación de dependencia y cualquier ganancial que esa persona tenga en el año debe ser incluido en su W-2 y debe llevar las retenciones respectivas.

¿Qué cambios trae la legislación nueva de impuestos?

¿Algo que tengamos que tener en cuenta? Lo más importante es que se anticipen. Este va a ser un año y un cierre fiscal, digamos bastante ajetreado, porque los cambios indudablemente traen todas las cosas nuevas y vamos a estar bien complicados, implementando y buscando toda la información necesaria.

Mi recomendación es que hagan con tiempo la actualización de su contabilidad.

Hay muchos cambios, tanto para empresas como individuales. Vamos a tener un webinar con respecto a eso el 17 de diciembre. Los invito a que nos acompañen para darles más detalles sobre los cambios.

Cambiaron las tasas de impuestos, cambiaron algunas deducciones, en fin, hay una serie de cosas que vamos a discutir en ese seminario y que es importante que ustedes se familiaricen para que puedan aprovechar las ventajas y tomar las decisiones adecuadamente.

Bueno. Hasta aquí llegamos hoy con nuestras preguntas y respuestas. Nos vemos de nuevo el 17 de diciembre en el webinar sobre la nueva ley de impuestos. Y de nuevo el 27 de diciembre en nuestra siguiente sesión de preguntas y respuestas. Así que espero que sigan disfrutando de estas fiestas y nos vemos muy pronto, gracias por acompañarnos.