Número de Identificación del Empleador EIN ¿Qué es y cuándo lo necesitas?

Si eres dueño de un negocio o planeas empezar uno pronto, necesitas conocer qué es y cuál es la importancia del Número de Identificación del Empleador (EIN). Para quienes saben de los trámites y procesos necesarios para iniciar un negocio, la respuesta a esta pregunta puede parecer obvia. 

Pero si se trata de tu primera vez abriendo un negocio, podrías no tener idea de lo que significa. No te preocupes, si nunca has escuchado sobre este término antes, aquí te explicaremos todo lo que necesitas saber para estar al día con tus obligaciones fiscales y en este caso en específico lo que debes manejar sobre el Número de Identificación del Empleador en EE.UU. 

Para empezar, el EIN es otorgado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Si decides emprender, lo más probable es que debas obtener un EIN antes de empezar tu viaje empresarial.

Tal como señala el IRS, se asigna el EIN a las empresas con el propósito de identificar las cuentas de impuestos de empleadores y de quienes poseen trabajadores bajo relación de dependencia (nómina). En esta publicación te contaremos todo lo que necesitas saber sobre el EIN y cómo puede ayudarte. ¡Sigue leyendo para descubrir más!

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¿Qué es un EIN? 

Es un número de identificación fiscal que se asigna a las empresas y organizaciones con fines de lucro en Estados Unidos. Es utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) para identificar a las empresas y llevar un registro de sus actividades fiscales.

Se utiliza para identificar una entidad comercial con fines fiscales y también puede ser necesario para abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar permisos y licencias, así como contratar empleados.

Es un código único de nueve dígitos que se utiliza para identificar la fuente de un ingreso. El EIN se usa junto con el nombre legal y domicilio fiscal para identificar a una organización, incluidos los negocios, las entidades sin fines de lucro, los fideicomisos y otros tipos de organizaciones. 

¿Cómo tramitar un EIN?

Tramitar un EIN es un proceso bastante sencillo que puedes hacer en línea. Aquí te explicamos los pasos que debes seguir:

Determina si necesitas un EIN: Como ya mencionamos, cualquier empresa que opere en Estados Unidos necesita un EIN. Si no estás seguro de si necesitas uno, puedes consultar con un contador, abogado especializado en impuestos o llenar el cuestionario de la página del IRS.

1. Accede a la página web de la IRS: para tramitar un EIN, debes ingresar a la página web de la IRS (Internal Revenue Service) y seleccionar la opción "Apply for an Employer Identification Number (EIN)".

2. Completa el formulario en línea: cuando hayas seleccionado la opción anterior, tendrás que completar un formulario con información sobre tu negocio, incluyendo el nombre, la dirección, el tipo de entidad y la razón por la que solicitas el EIN.

3. Verifica la información: antes de enviar el formulario, asegúrate de que la información que has proporcionado es correcta y está actualizada.

4. Recibe tu EIN: una vez que hayas enviado el formulario, recibirás tu EIN en línea. Asegúrate de guardarlo en un lugar seguro, ya que lo necesitarás en el futuro para presentar impuestos y realizar otras operaciones comerciales.

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¿Por qué o para qué tramitar un EIN?

1. Hay varios motivos por los que alguien podría necesitar obtener un EIN para su negocio en los Estados Unidos. Algunas de estas razones son:
2. Abrir una cuenta bancaria: para abrir una cuenta bancaria comercial en los Estados Unidos, generalmente se requiere un EIN. Los bancos necesitan este número para informar sus transacciones financieras al IRS
3. Solicitar licencias y permisos: en algunos casos, es posible que necesites un EIN para solicitar ciertas licencias y permisos necesarios para operar tu negocio. Esto puede incluir licencias de construcción, permisos de salud y seguridad, y otros.
   De acuerdo con Legalzoom, cada día hay más número de bancos que exigen el  EIN, junto a la licencia comercial, para poder abrir una cuenta bancaria comercial.
4. Contratar empleados: si planeas contratar empleados en los Estados Unidos, necesitarás un EIN para informar los impuestos federales y estatales sobre la nómina al IRS
5. Es necesario para presentar impuestos: si tu empresa realiza negocios en Estados Unidos, tendrás que presentar impuestos. El EIN es necesario para identificar tu empresa ante el IRS y presentar tus declaraciones de impuestos.
6. Se requiere para abrir una sucursal en Estados Unidos: si tu empresa desea abrir una sucursal en Estados Unidos, necesitarás un EIN para identificarla legalmente ante las autoridades estadounidenses.

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¿Cuándo debes solicitar un EIN?

Como empresario, es importante que sepas cuándo debes solicitar un EIN en Estados Unidos. Este número de empleador es necesario para llevar a cabo diversas actividades comerciales en los Estados Unidos, como abrir una cuenta bancaria, presentar impuestos y contratar empleados.

Si eres el propietario de una empresa, debes solicitar un EIN tan pronto como sea posible, ya que, si planeas contratar empleados en el futuro, lo vas a necesitar para hacerlo. Además, muchas instituciones financieras requieren de este número para abrir una cuenta bancaria comercial.

Otro momento en el que debes pedir un EIN es si cambias la estructura legal de tu empresa. Por ejemplo, si pasas de ser una empresa individual a una sociedad limitada, vas a requerir un nuevo EIN. Del mismo modo, si cambias el nombre de tu empresa, también necesitarás uno nuevo.

Tal como señala LegalNature, cada vez que realices una modificación estructural de la empresa, debes realizar ante el IRS la notificación de los cambios y la solicitud de un nuevo número de empleador.

En algunos casos, incluso si no tienes empleados y no has cambiado la estructura legal de tu empresa, puede ser beneficioso obtener un EIN. Por ejemplo, si trabajas como independiente, puede ser más fácil si tienes un EIN, administrar tus finanzas separado para tu negocio.

Así como el EIN aplica como registro de contribuyente para empresas el ITIN aplica para extranjeros y otras personas que no pueden obtener un SSN. Conoce qué es un ITIN y cómo solicitarlo. 

¿Cómo solicitar un EIN?

En primer lugar, es importante tener en cuenta que la solicitud de un EIN es gratuita y debes hacer uso del formulario SS-4, el cual puedes llenar en línea y enviarlo online, o descargarlo y enviarlo por correo o vía fax. Los pasos que debes seguir según tu situación particular Son:

Solicitud en línea

La forma más rápida y sencilla de obtener un EIN es a través de la página web del IRS. Este servicio está disponible para las entidades cuyo negocio principal se ubica dentro de los Estados Unidos o en uno de los Territorios estadounidenses. 

Además, la persona que solicita el EIN debe tener un Número de Identificación del Contribuyente válido (SSN, ITIN o EIN). Para solicitar el EIN en línea, debes seguir estos pasos:

• Entra en la página web del IRS y haz clic en “Begin Application”.
• Selecciona el tipo de entidad que corresponde a tu negocio (por ejemplo, corporación, sociedad, individuo/propiedad única, etc.).
• Responde a una serie de preguntas sobre tu entidad, como el nombre legal, la dirección, el propósito del negocio, el número de empleados, etc.
• Verifica que la información sea correcta y confirma tu solicitud.
• Recibirás tu EIN inmediatamente después de completar la solicitud. Podrás descargar, guardar e imprimir el aviso de confirmación del EIN.

Solicitud por teléfono

Este método solo está habilitado para quienes estén en el extranjero y deseen obtener un EIN para abrir un negocio en Estados Unidos. La persona que llama debe estar autorizada a recibir el EIN y a contestar preguntas relacionadas al Formulario SS-4, Solicitud para el Número de Identificación del Empleador.

Para solicitar el EIN por teléfono, debes seguir estos pasos:

• Llama al número 267-941-1099 entre las 6 a.m. y 11 p.m. (horario del este) de lunes a viernes.
• Indica que quieres solicitar un EIN del IRS como persona extranjera.
• Proporciona la información requerida por el representante del IRS, como el nombre legal de la entidad, la dirección, el propósito del negocio, etc.
• Recibirás tu EIN al final de la llamada. También recibirás una copia del Formulario SS-4 por correo postal.

Solicitud por correo postal o por fax

Estos métodos están disponibles para cualquier tipo de entidad que quiera solicitar un EIN. Sin embargo, son más lentos que los anteriores y requieren completar y enviar el Formulario SS-4.

Para solicitar el EIN por correo postal o por fax, debes seguir estos pasos:

• Descarga e imprime el Formulario SS-4 desde la página web del IRS.
• Completa el formulario con la información solicitada, como el nombre legal de la entidad, la dirección, el propósito del negocio, etc.
• Firma y fecha el formulario.
• Envía el formulario por correo postal o por fax al número o dirección que corresponda según tu estado o territorio.
• Si envías el formulario por correo postal, recibirás tu EIN por la misma vía dentro de cuatro semanas.
• Si envías el formulario por fax y proporcionas tu número para que te lo envíen por este medio dentro de cuatro días laborables.

Si estás pensando en expandir tu negocio, es bueno que sepas sobre la deducción según la Sección 179: Cómo puede ayudar a tu startup. 

Número de Identificación del Empleador EIN - Conclusión

El Número de Identificación del Empleador EIN es un requisito importante para cualquier empresa que tenga empleados o que esté estructurada como una entidad legal. 

Este número único se utiliza para fines de impuestos y para identificar a la empresa en transacciones fiscales y en segundo plano, financieras y legales.

Aunque no todas las empresas necesitan un EIN, tenerlo solo aporta beneficios y es importante comprender cuándo se requiere y cómo solicitarlo. Si no estás seguro de si tu empresa necesita un EIN, consulta con un profesional de impuestos o un abogado para obtener orientación adicional.

En LLC Hub podemos proporcionarte una asesoría fiscal de la más alta calidad, junto con el servicio personalizado que tu empresa o emprendimiento necesitan. 

Nuestros profesionales experimentados te guiarán en el proceso de solicitud de EIN y ofrecen servicios relacionados con la creación y registro de empresas en EE.UU., asesoría fiscal y contable, obtención de licencias y permisos, elaboración de contratos, acuerdos comerciales, entre otros.